Software und Softwarelizenzen verteuerten sich in Deutschland 2025 um 2,3 %, IT-Beratung und Support um 1,8 %, Datenverarbeitung und Hosting um 1,2 %. Hinzu kommen herstellerspezifische Aufschläge. So erhöht Microsoft zum 1. Juli 2026 bei zentralen Office-365-Plänen die Listenpreise, etwa bei Office 365 E3 von 23 auf 26 USD und bei Microsoft 365 F3 von 8 auf 10 USD pro Nutzer und Monat. Viele Unternehmen sehen sich beim IT-Einkauf in eine immer schwierigere Verhandlungsposition gedrängt. Der Digitalverband Bitkom findet dafür klare Worte. In seinem Cloud Report 2025 gaben 53 % der Cloud-Nutzer an, sich den Anbietern bei Preisen oder Vertragsgestaltung „ausgeliefert“ zu fühlen. 51 % rechneten mit weiter steigenden Betriebskosten.
Teure Aufholjagd
Ähnliches gilt für maßgeschneiderte Programmentwicklungen. Unternehmen, die einen Investitionsstau bei der Digitalisierung aufholen müssen, stehen dabei besonders unter Druck. Viele Mittelständler hatten nach dem Start von Industrie 4.0 im Jahr 2012 lange mit der Umsetzung gezögert. Nun läuft die Aufholjagd, um international nicht den Anschluss zu verlieren.
Beispielsweise wachsen im Maschinen- und Anlagenbau die IT-Ausgaben seit 2017 im Schnitt um 5 % pro Jahr und damit deutlich schneller als der Umsatz. Das erhöht den Druck auf die Ertragslage. Dr. Erwin Schuster, CIO von MAPAL und Sprecher des VDMA-Fachkreises Informatik, bringt die Herausforderung auf den Punkt: Einerseits steige die Bedeutung der IT, andererseits stünden die IT-Abteilungen selbst unter erheblichem Druck, Kosten zu senken und effizienter zu wirtschaften.
Kleinere Unternehmen spüren die Last besonders, denn sie können den vielfach fixen Aufwand nur begrenzt über höhere Umsätze skalieren. „Wenn die wirtschaftlichen Spielräume enger werden, gerät auch die IT zwangsläufig unter Rechtfertigungsdruck. Dann zählt nicht mehr nur, was technisch wünschenswert ist, sondern was betriebswirtschaftlich wirklich trägt“, sagt Matthias Droste, Country Manager DACH der ERA Group, einem Beratungsunternehmen für Kostenmanagement und Einkaufsoptimierung. Das herauszufinden, sei in der Praxis alles andere als einfach.
Abhängigkeiten vermeiden
Denn kaum ein Beschaffungsfeld ist so komplex und zugleich so konfliktträchtig wie die IT. Kostenorientierte Controller und Einkaufsmanager treffen auf fachorientierte IT-Verantwortliche. Was aus Sicht der Fachabteilung der Verfügbarkeit, Sicherheit, Integrationsfähigkeit und Compliance dient, sieht aus kaufmännischer Sicht nach Überdimensionierung aus. Controller decken manche Beschaffungssünde erst im Nachhinein auf.
Einige reichen bis in die Pandemiezeit zurück. Damals wechselten zahlreiche Unternehmen in Cloud- und Abomodelle, ohne Ausstiegsszenarien, Preisanpassungsregeln oder belastbare Wirtschaftlichkeitsvergleiche ausreichend zu prüfen. Daraus sind neue Abhängigkeiten entstanden. Wer diese nicht aktiv steuert, gerät bei Preisen, Vertragslaufzeiten und technischen Festlegungen schnell in eine defensive Position.
Droste sagt: „Sobald der IT-Spend eine kritische Größenordnung erreicht, wird professioneller IT-Einkauf unverzichtbar.“ Er könne seine Stärke ausspielen: mit Marktkenntnis, Risikobewertung und dem Blick für wirtschaftlich aus dem Ruder laufende Beschaffungsprojekte. Er sollte deshalb nicht erst dann einbezogen werden, wenn Bedarf, Anbieter und technische Richtung faktisch schon feststehen und nur noch eine Bestellung abzuwickeln ist.
Management auf Augenhöhe
Kostenmanagement beginnt in der IT nicht erst bei der Rechnung, sondern bei der Bedarfsprüfung. Werden Anforderungen zu spät strukturiert, ist die technische Richtung oft längst vorgegeben, und Einkauf oder Controlling können nur noch an Einzelpreisen arbeiten. Droste plädiert deshalb dafür, IT, Einkauf und Controlling viel früher an einen Tisch zu holen. Erst wenn Anforderungen sauber beschrieben, Alternativen geprüft und Folgekosten mitgedacht werden, lasse sich ein IT-Projekt wirtschaftlich steuern. Kontinuierliche Marktbeobachtung sei dabei das A und O. Dafür müsse der Einkauf allerdings die Materie beherrschen – hier bestehe Optimierungsbedarf.
Preismetriken, Lizenzmodelle und technische Spezifikationen änderten sich so schnell, dass Einkäufer ohne Spezialisierung rasch den Überblick verlieren. Fachlich up-to-date bleibe der IT-Einkauf nur, wenn er die maßgeblichen Entwicklungen auch außerhalb einzelner Beschaffungsvorhaben im Blick behält. „Deshalb sollten, je nach Unternehmensgröße und Struktur, feste Verantwortlichkeiten für einzelne IT-Beschaffungsfelder festgelegt werden“, rät Matthias Droste. Mit der so aufgebauten Expertise lasse sich auch in komplexen Projekten die Beschaffung auf Augenhöhe mit der Fachabteilung steuern.
Komplexität beherrschen
Zum echten Sparringspartner der Fachabteilung wird der Einkauf allerdings erst dann, wenn er sich nicht in der Komplexität der Unternehmens-IT verliert, sondern sich auf die kritischen Lieferanten konzentriert. Die Reduktion unnötiger Komplexität gehört zu den wichtigsten Hebeln überhaupt. Droste sagt: „Wer den IT-Bestand nicht systematisch entwirrt, verliert nicht nur Transparenz, sondern auch die Kontrolle über die künftige Kostenentwicklung.“
Das gilt erst recht für das relativ neue Beschaffungsfeld Künstliche Intelligenz. Systeme müssen in bestehende IT-Landschaften integriert, Daten konsolidiert, Anwendungsfälle definiert, KPIs festgelegt und Governance-Strukturen aufgebaut werden. Neue Anwendungen sollten deshalb nicht mit maximalen Funktionserwartungen gestartet, sondern schrittweise entlang konkreter Anwendungsfälle eingeführt werden. Somit ist der Einkauf nicht nur Kostensenker, sondern zugleich Mitgestalter der Transformation.
Nicht alle IT-Investitionen dienen einer höheren Produktivität. Auch regulatorische Anforderungen fordern ihren finanziellen Tribut. Dazu gehören NIS2, der AI-Act oder der Cyber Resilience Act. Hinzu kommen Vorgaben wie das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz im Online-Handel und im elektronischen Geschäftsverkehr. Regulierung erhöht damit nicht nur den technischen, sondern auch den organisatorischen und dokumentarischen Aufwand – und treibt die IT-Kosten in vielen Unternehmen zusätzlich nach oben.
