Unternehmensfinanzierungen, Restrukturierungen und Nachfolgeprozesse erfordern den Austausch hochsensibler Informationen mit Banken, Investoren und Beratern. Dennoch werden vertrauliche Dokumente vielfach noch per E-Mail versendet oder in unsicheren Cloudordnern abgelegt. Wir sprachen mit Patrick Reininger über Risiken, regulatorische Entwicklungen und die Zukunft virtueller Datenräume.
Unternehmeredition: Herr Reininger, Sie sind seit Anfang 2026 Geschäftsführer von netfiles und verantworten Marketing und Vertrieb. Mit welchen strategischen Zielen sind Sie in die neue Rolle gestartet?
Patrick Reininger: Mein Hauptziel ist es, netfiles deutlich breiter im deutschen Mittelstand zu verankern. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren technologisch enorm viel geleistet: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Passkey-Verfahren, Echtzeit-Collaboration, MS-Teams-Integration. Aber die öffentliche Wahrnehmung hat mit dieser Produktqualität nicht immer Schritt gehalten. Viele Mittelständler assoziieren virtuelle Datenräume noch immer mit großen M&A-Transaktionen, also mit Prozessen, die sie selbst vielleicht alle zehn Jahre erleben. Dabei ist ein sicherer Datenraum ein alltägliches Werkzeug – für Finanzierungsrunden, Jahresabschlussprüfungen oder Due Diligence. Das zweite strategische Ziel ist der Aufbau eines skalierbaren Marketing- und Vertriebssystems, das sich bisher stark auf persönliche Beziehungen und direkte Ansprache stützt. Ich bin überzeugt, dass man im B2B-Bereich heute beides braucht: die Tiefe des persönlichen Gesprächs und die Reichweite einer gut durchdachten digitalen Infrastruktur.
Wo sehen Sie derzeit die größten Wachstumspotenziale im deutschen Mittelstand – auch über klassische Transaktionsprozesse hinaus?
Das Potenzial liegt vor allem in neuen Anlässen. Nehmen Sie das Thema Unternehmensfinanzierung. Wenn ein mittelständisches Unternehmen heute einen Kredit verhandelt oder eine Mezzaninefinanzierung strukturiert, erwartet die Bank eine nachvollziehbare Dokumentation: Jahresabschlüsse, Gesellschafterverträge, Bürgschaftsdokumente. Wie diese Unterlagen ausgetauscht werden, spielt dabei erschreckend oft keine Rolle. Man schickt PDFs per E-Mail, ohne Kontrolle darüber, wer das Dokument weiterleitet, ausdruckt oder speichert. Das ist kein theoretisches Risiko – das ist leider gelebte Praxis. Ähnliches gilt für Restrukturierungen und Unternehmensnachfolgen. Wir sprechen über viele tausend Prozesse pro Jahr, bei denen heute noch mit unzureichenden digitalen Mitteln gearbeitet wird, die auch einen Impact auf den Unternehmenswert haben.
Bei Unternehmensfinanzierungen, Restrukturierungen oder Nachfolgeprozessen müssen häufig sehr sensible Unterlagen mit Banken, Investoren oder Beratern geteilt werden. Welche Fehler beobachten Sie dabei in der Praxis besonders häufig?
Der häufigste Fehler: Es gibt keine Kontrolle über den Dokumentenfluss. Dateien werden per E-Mail verschickt, auf USB-Sticks übergeben oder in generischen Cloudordnern abgelegt – und niemand weiß am Ende, wer welche Version gesehen hat. Das klingt banal, kann aber fatale Folgen haben. Gerät ein Dokument versehentlich an die falsche Person – etwa einen Wettbewerber unter den Interessenten –, ist der Schaden oft nicht mehr reparierbar. Der zweite große Fehler: Die Nachweispflicht wird unterschätzt. Gerade bei Finanzierungen oder regulierten Prozessen ist Dokumentation kein nettes Extra, sondern rechtlich notwendig. Wer hat welches Dokument wann eingesehen? Welche Version war zu welchem Zeitpunkt im Umlauf? Bei einem späteren Rechtsstreit oder der Prüfung durch eine Behörde kann dies entscheidend sein. Ein professioneller Datenraum protokolliert das automatisch und revisionssicher.
Das Thema Datensouveränität hat stark an Bedeutung gewonnen. Spüren Sie ein Umdenken – und wie wichtig ist der Made-in-Germany-Aspekt in Kundengesprächen?
Das Umdenken ist real – und sehr schnell. Wer heute nicht in Deutschland oder zumindest der EU hostet, kommt für bestimmte Kundengruppen schlicht nicht mehr in die engere Wahl. Dass amerikanische Behörden theoretisch auf Daten zugreifen können, die auf US-amerikanischen Servern liegen – auch wenn diese in Europa stehen –, ist für viele Unternehmen keine juristische Spitzfindigkeit mehr, sondern ein reales Geschäftsrisiko. Wir erleben das bei Firmen aus dem Verteidigungsumfeld und bei Forschungseinrichtungen, aber zunehmend auch bei klassischen Industrieunternehmen, die Patente oder Forschungsergebnisse schützen wollen. netfiles befindet sich hier in einer starken Position: Wir entwickeln seit 25 Jahren in Deutschland, speichern ausschließlich auf Servern in Deutschland und unterliegen vollständig deutschem und europäischem Recht. Das ist keine Marketingaussage – das war uns schon immer sehr wichtig. Im Vergleich mit internationalen Anbietern wie Intralinks oder Datasite hat dieses Argument stark an Bedeutung gewonnen.
Der Mittelstand steht unter erheblichem Transformationsdruck – Digitalisierung, Regulierung, Cyberrisiken greifen ineinander. Welche Bedeutung haben sichere digitale Infrastrukturen in diesem Umfeld?
Ich halte sichere digitale Infrastruktur für eine der am meisten unterschätzten strategischen Fragen. Viele Mittelständler investieren erheblich in interne IT-Sicherheit, aber der externe Dokumentenaustausch bleibt ein blinder Fleck. Doch wer den Datenaustausch mit externen Partnern nicht professionell organisiert, riskiert nicht nur Datenschutzverstöße, sondern auch Haftungsansprüche, Reputationsverluste oder den Abbruch laufender Prozesse. Hinzu kommt der regulatorische Druck durch Richtlinien wie NIS2 oder DORA. Und selbst wer nicht direkt betroffen ist, merkt es indirekt: Banken und Investoren beginnen, von ihren Geschäftspartnern Nachweise über Informationssicherheitspraktiken zu verlangen. Wer dann keine Antwort hat, steht schlecht da – nicht nur im Audit, sondern auch im Finanzierungsgespräch.
KI verändert viele digitale Prozesse. Welche Rolle kann sie künftig in virtuellen Datenräumen spielen?
Hunderte von Verträgen auf Klauseln oder Risikohinweise zu prüfen, beschäftigt Anwaltsteams oft über Wochen. KI kann das in Stunden leisten, wenn die Datenbasis strukturiert vorliegt – und genau dafür ist ein Datenraum der ideale Ort. Aber KI wird auch in der Prozesssteuerung eine Rolle spielen: durch intelligente Checklisten oder smarte Q&A-Prozesse zwischen Käufer und Verkäufer. In drei bis fünf Jahren wird der Datenraum ein prozessführendes System sein, das den Beteiligten aktiv mitteilt, was fehlt und was überprüft werden muss. Was den Wettbewerb betrifft: Ich erwarte eine deutliche Konsolidierung im internationalen Segment und gleichzeitig eine Stärkung der europäischen Spezialisten. Für netfiles sehe ich eine klare Chance: als der vertrauenswürdige, technologisch moderne und mittelstandsnahe Anbieter mit klarer deutscher Identität. Das ist kein Nischenanspruch – das ist ein belastbares Alleinstellungsmerkmal in einem Markt, der gerade neu sortiert wird.
Wir danken Ihnen für die spannenden Einblicke!
Das Interview führte Eva Rathgeber.
👉Dieser Beitrag ist auch in der aktuellen Magazinausgabe der Unternehmeredition 2/2026 erschienen.
ZUM INTERVIEWPARTNER
Patrick Reininger ist Geschäftsführer der netfiles GmbH mit Sitz in Burghausen. Das 2001 gegründete Unternehmen zählt zu den führenden deutschen Anbietern virtueller Datenräume und betreibt seine Infrastruktur ausschließlich in Deutschland.
Eva Rathgeber ist Chefredakteurin der Unternehmeredition und verfügt über langjährige Erfahrung in Journalismus, PR und Unternehmenskommunikation. Inhaltlich liegt ihr Fokus auf Mittelstand, Familienunternehmen, Finanzierung, Investitionen, Private Equity, M&A, Nachfolge, Digitalisierung und Innovation.
