Jeder dritte Beschäftigte verliert rund 28 Arbeitstage pro Jahr durch ineffiziente Prozesse. Das zeigt eine aktuelle Studie der Meinungsforschungsinstitut Civey im Auftrag der Allgeier inovar GmbH unter 1.000 Erwerbstätigen mit überwiegend administrativen Tätigkeiten in Deutschland. Demnach führt die Vielzahl ineffizienter Abläufe nicht nur zu erheblichen Zeitverlusten, sondern auch zu messbaren Belastungen im Arbeitsalltag.
Hoher Zeitverlust durch organisatorische Reibungen
Laut Studie geben 36% der Befragten an, täglich mehr als eine Stunde Arbeitszeit durch ineffiziente Prozesse zu verlieren. Hochgerechnet ergibt sich daraus ein jährlicher Verlust von rund 220 Stunden beziehungsweise etwa 28 Arbeitstagen. Zu den größten Zeitfressern zählen insbesondere die Suche nach Dokumenten und Informationen (38%), der Wechsel zwischen zu vielen Systemen und Tools (33%) sowie unklare Zuständigkeiten (29%). Auch die Abstimmung im Team (25%) sowie manuelle Dokumentenverarbeitung (24%) werden als relevante Belastungsfaktoren genannt.
Stressbelastung und ungenutztes Automatisierungspotenzial
Neben dem Zeitverlust wirkt sich die Prozessineffizienz auch auf das Wohlbefinden der Beschäftigten aus. 57% der Befragten berichten von Stress und Frustration im Arbeitsalltag. Jeder zweite Befragte (50%) gibt an, dadurch weniger Zeit für wichtige Aufgaben zu haben, während 39% verzögerte Entscheidungen beobachten.
Gleichzeitig zeigt die Studie ein erhebliches Automatisierungspotenzial. 44% sehen insbesondere bei Dateneingabe und Datenübertragung den größten Hebel. Weitere Ansatzpunkte werden in der Informationssuche (35%), in Reporting- und Dokumentationsprozessen (30%) sowie in der Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen (28%) gesehen.
Digitalisierungslücke in Unternehmen bleibt bestehen
Trotz der identifizierten Potenziale ist der Digitalisierungsgrad in vielen Unternehmen weiterhin begrenzt. Lediglich 20% der Befragten geben an, dass Dokumentenprozesse wie Rechnungs-, Vertrags- oder Freigabeprozesse vollständig digital ablaufen. Weitere 35% sprechen von überwiegend digitalen Abläufen. Gleichzeitig arbeitet knapp jedes fünfte Unternehmen noch überwiegend oder vollständig manuell.
Damit zeigt sich eine deutliche Lücke zwischen wahrgenommenem Optimierungspotenzial und tatsächlicher Umsetzung in den Unternehmen.
Einordnung durch Allgeier inovar
Die Geschäftsführung Ulrich Zahner bewertet die Ergebnisse als klaren Handlungsauftrag für Unternehmen. Nach seiner Einschätzung verdeutlicht die Studie das erhebliche Potenzial effizienter und digitalisierter Prozesse, insbesondere vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel und Kostendruck. Durchgängige digitale Abläufe – von der Dokumentenerfassung über die Bearbeitung und Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung – könnten Medienbrüche vermeiden und administrative Aufwände deutlich reduzieren.
Zudem verweist Allgeier inovar GmbH darauf, dass regulatorische Anforderungen wie die Einführung der E-Rechnung den Druck auf Unternehmen weiter erhöhen, ihre Dokumentenprozesse konsequent zu digitalisieren. Digitalisierung werde dabei nicht nur als technologische Umstellung verstanden, sondern als durchgängige Prozessoptimierung entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
Über die Studie
Die Erhebung wurde im Zeitraum vom 20. bis 28. Mai 2026 durch Civey im Auftrag der Allgeier inovar GmbH durchgeführt. Befragt wurden 1.000 Erwerbstätige in Deutschland, die überwiegend administrativen Tätigkeiten nachgehen.
Eva Rathgeber ist Chefredakteurin der Unternehmeredition und verfügt über langjährige Erfahrung in Journalismus, PR und Unternehmenskommunikation. Inhaltlich liegt ihr Fokus auf Mittelstand, Familienunternehmen, Finanzierung, Investitionen, Private Equity, M&A, Nachfolge, Digitalisierung und Innovation.
