Der Weg zum richtigen Einkauf

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Geld sparen: Der richtige Einkauf ist entscheidend.

Gut geführte Einkaufsmannschaften arbeiten nicht nur Beschaffungsaufgaben ab – sie steigern gezielt den Unternehmenswert. In fünf Schritten können Manager ihre Einkaufmannschaft zu einem High-Performance-Team machen.

Fachleute wissen schon lange: Der Einkauf ist keine reine Dienstleistungsorganisation. Unterstützt von den richtigen Zielvorgaben, Strukturen und Prozessen, kann er erheblich zur Wertentwicklung des Unternehmens beitragen. Ein wertsteigernder Einkauf senkt Kosten und Risiken, fördert Innovationen und trägt zur Verbesserung von Produkten oder Dienstleistungen bei.

Einen solchen Einkauf zu entwickeln ist Aufgabe der Unternehmensführung. Wobei zuerst Hindernisse wie unzureichende Kontrolle über Einkaufsprozesse, unpassende Strategien und Strukturen, fehlende Ressourcen oder ungenügende Zusammenarbeit mit anderen Anspruchsgruppen aus dem Weg geräumt werden müssen.

Handlungsrahmen definieren

Zuerst benötigt der Einkauf eine Vision: eine Beschreibung von Handlungsrahmen und Zielen der Einkaufsorganisation. Diese sollte zur Gesamtstrategie des Unternehmens passen und dessen Strukturen und Ressourcen berücksichtigen. Zudem sollte die Vision den Besonderheiten des eigenen Produktportfolios Rechnung tragen: Für Unternehmen aus Technologiebranchen wie der Automobil- oder der Mobilfunkindustrie ist es ratsam, auf innovationsmaximierende Lieferantenbeziehungen abzuzielen. Das heißt: Die Weiterentwicklung von Produkten bei größtmöglicher Wirtschaftlichkeit gilt als Zielsetzung des Einkaufs. Ein Ansatz, der jedoch für ein Handelsunternehmen, welches Kostenführerschaft anstrebt, ungeeignet sein dürfte. Erst wenn der Handlungsrahmen feststeht, sollten Unternehmens- und Einkaufsleitung mit der Erarbeitung strategischer Ansätze und der Anpassung von Organisationsstrukturen beginnen.

Verstehen, was wichtig ist

Um Beschaffungsstrategien sowie Aufbau- und Ablauforganisation erarbeiten zu können, brauchen Führungskräfte zunächst ein gutes Verständnis aller Einkaufsprozesse und Bedarfe. Hierfür fehlt es aber oft an entsprechenden Standards und IT-Tools, die einen Überblick über Einkaufsvolumina, Warengruppenbäume, Verträge oder Prozesse ermöglichen. Diese Intransparenz beeinträchtigt auch den Einkauf selbst: Falsch zugeordnete Bedarfe können nicht erfasst und bearbeitet werden, Standardprozesse nicht gelebt oder unbekannte Vereinbarungen mit Lieferanten nicht eingehalten werden. Das führt zu zusätzlichen Kosten und verminderter Wertschöpfung. Deshalb sollte das Schaffen von Transparenz im Einkauf immer Grundlage jeder Neuausrichtung (Procurement Transformation) sein.