Viele Beteiligungsgesellschaften haben sich in den letzten Jahren zu regelrechten Experten für die Einkaufsoptimierung entwickelt. Projekte setzen sie inzwischen derart erfolgreich um, dass manch Unternehmer sich ein Beispiel nehmen kann.
Die Ansatzpunkte der Beteiligungsmanager
- Pro-aktiv steuern: Kennzahlen für den Einkauf
Beteiligungsmanager überprüfen den Einkauf eines Unternehmens schon im Vorfeld eines Unternehmenskaufes (im Rahmen der Due Dilligence). Dabei ermitteln und vergleichen sie die wichtigsten Kennzahlen, mit denen sie die Leistungsfähigkeit der Einkaufsorganisation bewerten und Kosten für beschaffte Fremdleistungen nachvollziehen können. Zudem überprüfen sie, wie die Geschäftsstrategie mit dem Einkauf zusammenpasst: Hat das Unternehmen überhaupt eine Einkaufsstrategie? Unterscheidet diese Beschaffungsvolumina nach globalen, regionalen und lokalen Warengruppen? Wie ist die Einkaufsorganisation strukturiert? Überwacht sie auch den sogenannten Indirect Spend: also die Beschaffung von Fremdleistungen, die nicht unmittelbar für die Produktion benötigt werden wie Büromieten, Energie, Beratungsleistungen, Facility Management und dergleichen? Und: Verfügen die Einkaufsmanager über Werkzeuge für die Leistungsmessung und das Risikomanagement entlang der Lieferkette? Im Ergebnis zeigt die Untersuchung, welche Stärken und Schwächen die aktuelle Einkaufsorganisation hat und welche Potentiale daraus resultieren.
- Günstiger einkaufen: Zielpreis- und Vertragsmanagement
Anschließend definieren die Beteiligungsmanager das Optimierungsprogramm und starten zunächst mit kurzfristig wirksamen Ansätzen – etwa solche zum Zielpreis-Management: Dabei errechnen Experten anhand von Regressionsanalysen oder mittels einer Nachkalkulation, wie viel bestimmte Artikel einer Warengruppe eigentlich kosten dürfen und wo auffällige Abweichungen zum Ist-Preis vorliegen. Die Resultate werden beispielsweise genutzt, um bestehende Verträge nachzuverhandeln oder um neue Bedarfe kosten- und leistungsoptimal am Markt platzieren zu können. Die Umsetzung solcher Ansätze erfolgt im Regefall cross-funktional. Das heißt, dass neben dem Einkauf auch alle Beteiligten Fachabteilungen eng in den Entscheidungs- und Vergabeprozess eingebunden werden. Dieses Vorgehen erhöht die Ergebnissqualität und sichert die Nachhaltigkeit.
