Ab dem 01. Januar 2027 ist der Versand strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend – doch die meisten Unternehmen sind noch nicht bereit. Das zeigt eine Umfrage unter rund 870 Teilnehmenden des Webinars von RSM Ebner Stolz mit dem Titel „Keine E-Rechnung – Was dann?“: Der Großteil der Unternehmen ist noch weit von einer vollständigen E-Rechnungslösung entfernt.
- Rund 90 % der befragten Unternehmen haben bisher keine voll funktionsfähige E-Rechnungslösung implementiert.
- Bei der Mehrheit der Unternehmen stellt die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ein abteilungsübergreifendes Projekt zwischen Rechnungswesen, Finanzen, IT und der Steuerabteilung dar.
- 30 % der teilnehmenden Unternehmen können derzeit nicht mit Sicherheit beurteilen, ob für sie eine E-Rechnungspflicht im Ausland besteht.
Die Umfrageergebnisse spiegeln die Einschätzung von Webinar-Teilnehmenden wider, die bereits für das Thema sensibilisiert sind – der tatsächliche Handlungsbedarf in der Breite der deutschen Unternehmen dürfte noch größer sein.
Implementierungsstand: Erheblicher Nachholbedarf
Lediglich 10 % der befragten Unternehmen verfügen bereits heute über eine komplett funktionsfähige E-Rechnungslösung, die eingehende E-Rechnungen empfangen und validieren sowie ausgehende E-Rechnungen versenden kann. Immerhin rund 20 % erfüllen zumindest die seit dem 01. Januar 2025 gesetzlich vorgeschriebene Empfangspflicht und sind zudem in der Lage, eingehende E-Rechnungen zu validieren. Ein ähnlich hoher Anteil kann E-Rechnungen zwar empfangen, jedoch nicht validieren und setzt sich damit dem Risiko aus, fehlerhafte Rechnungen unerkannt zu verarbeiten.
Insgesamt rund 35 % der Teilnehmenden gaben an, aktuell an der Implementierung einer E-Rechnungslösung zu arbeiten. Besorgniserregend ist jedoch, dass noch rund 15 % der Unternehmen bislang keine konkreten Projektpläne für die Einführung der E-Rechnung haben.
Insofern besteht dringender Handlungsbedarf: Ab 2027 müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme den normkonformen Erstellungs-, Prüf- und Übermittlungsprozess unterstützen. Leistungen können dann nur noch als E-Rechnung fakturiert werden. Ein abweichender Versand (z. B. Papierrechnung, PDF) ist dann nicht mehr zulässig. Wird dies nicht sichergestellt, können u. a. folgende Konsequenzen drohen:
- Verlust des Vorsteuerabzugs
- Unrichtiger bzw. unberechtigter Steuerausweis
- Liquiditätsprobleme
- Sanktionen (insbesondere im internationalen Kontext).
Auch eingangsseitig reicht die bloße Implementierung einer Lösung zum Empfang von E-Rechnungen nicht aus. Ohne eine ordnungsgemäße Validierung droht die Verarbeitung fehlerhafter Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und zum Verlust des Vorsteuerabzugs oder zu Verzögerungen bei der Verbuchung und im Zahlungsverkehr führen können. Mit Hilfe des RSMinvoice Testkit kann überprüft werden, ob E-Rechnungen korrekt validiert werden und die Abläufe auch bei Sonderfällen wie Gutschriften und Dauerrechnungen reibungslos funktionieren.
Zuständigkeiten: Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gefordert
Die Einführung der E-Rechnung stellt ein Schnittstellenprojekt dar, bei dem Expertise aus verschiedenen Fachrichtungen gefragt ist. Bei der Mehrheit der Unternehmen bestehen abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten zwischen Rechnungswesen, Finanzen, IT und der Steuerabteilung. Diese Konstellation erfordert eine frühzeitige, koordinierte Projektsteuerung und eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten, um die Implementierung effizient voranzutreiben. Zudem muss sichergestellt werden, dass in allen Bereichen ausreichend Kapazitäten für das Projekt zur Verfügung stehen.
Ausländische E-Rechnungspflichten: Blinder Fleck bei vielen Unternehmen
Auch der internationale Blickwinkel offenbart erhebliche Lücken: Etwas mehr als ein Drittel der Befragten gibt an, ausschließlich von der deutschen E-Rechnungspflicht betroffen zu sein. Nur rund 15 % versenden bereits E-Rechnungen ins Ausland, weitere rund 20 % arbeiten an der entsprechenden Implementierung. Besonders alarmierend: Rund 30 % der Unternehmen können nicht einschätzen, ob für sie eine E-Rechnungspflicht im Ausland besteht. Dies stellt ein erhebliches Compliance-Risiko dar, da auch in anderen Staaten die Steuerbehörden ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, Echtzeit-Meldesysteme und die digitale Transparenz von Geschäftsvorgängen verschärfen. Ab 2030 ist im Rahmen des Reformpaketes „VAT in the Digital Age (ViDA)“ zudem auf europäischer Ebene die Einführung digitaler, rechnungsbasierter Meldepflichten für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze vorgesehen.
Jetzt handeln
Die Umfrageergebnisse machen deutlich: Der Handlungsbedarf ist groß und die Zeit knapp. Unternehmen, die ihre E-Rechnungslösung noch nicht vollständig implementiert haben, sollten die Umsetzung sowohl für den Empfang und die Validierung eingehender als auch für den Versand ausgehender E-Rechnungen mit hoher Priorität angehen. RSM Ebner Stolz unterstützt Sie dabei, Ihren Implementierungsstand zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und die richtigen Maßnahmen einzuleiten.
Robert Backes
Robert Backes ist Steuerberater und Partner bei der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft RSM Ebner Stolz in Köln. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Umsatzsteuerberatung national und international sowie der Gestaltung, Optimierung und Digitalisierung umsatzsteuerlicher Prozesse. Darüber hinaus ist er als Dozent tätig.
