Unternehmen aller Branchen und Größen klagen unisono: Eine der größten Herausforderungen ist derzeit der Mangel an qualifizierten Mitarbeitern am Arbeitsmarkt. Um gute Mitarbeiter zu finden und zu halten, muss der Arbeitgeber ein attraktives Gesamtpaket schnüren, das neben einem adäquaten Arbeitsentgelt und passenden Arbeitsbedingungen auch weitere Anreize umfasst, die die Bindung zum Unternehmen fördern.
Hier kommen betriebliche Benefits ins Spiel, die zudem die Möglichkeit beinhalten, das Arbeitsentgelt dem Mitarbeiter unter Nutzung verschiedener lohnsteuerlicher und sozialversicherungsbeitragsrechtlicher Begünstigungen zukommen zu lassen. Einen ersten Überblick, der angesichts der erforderlichen einzelfallbezogenen Prüfung nicht abschließend sein kann, finden Sie hier.
Gesundheitsförderung
Vom Arbeitgeber angebotene beziehungsweise bezuschusste Leistungen zur betrieblichen Gesundheitsförderung sowie zur verhaltensbezogenen Prävention, wie beispielsweise Yoga-Kurse oder Pausengymnastik, sind bis zu einem jährlichen Betrag von 600 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Leistungen müssen speziell festgelegten Kriterien entsprechen und zertifiziert sein.
Hinweis: Leistungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers, wie beispielsweise Schutzimpfungen oder „gesundheitsgerechte“ Arbeitsmittel, führen nicht zu Arbeitslohn.
Fahrtkostenzuschüsse
Bezuschusst der Arbeitgeber Fahrten des Arbeitnehmers mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr (ohne Luftverkehr) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr (auch für Privatfahrten) sind diese Leistungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Steuerbefreiung gilt sowohl für Zuschüsse als auch für die vergünstigte beziehungsweise unentgeltliche Überlassung von Fahrscheinen (z.B. Jobtickets, Bahncards). Allerdings wird die steuerfreie Leistung auf die Entfernungspauschale angerechnet.
Hinweis: Sofern die Fahrscheine die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllen, kommt für diese die Sachbezugsfreigrenze nicht zur Anwendung. Damit kann die Sachbezugsfreigrenze für weitere Sachzuwendungen an Arbeitnehmer genutzt werden.
Firmenfahrräder
Wird dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber ein Firmenfahrrad unentgeltlich oder verbilligt zur Nutzung überlassen, ist der beim Arbeitnehmer resultierende geldwerte Vorteil steuer- und sozialversicherungsbefreit. Unter die Steuerbefreiung fallen nur Fahrräder, die nicht als Kraftfahrzeuge anzusehen sind (z.B. Pedelecs bis zu 25 km/h, nicht S-Pedelecs).
Hinweis: Fällt das Firmenfahrrad nicht unter die Steuerbefreiung (bei Gehaltsumwandlung), ist der geldwerte Vorteil anhand der 1%-Regelung zu ermitteln. Bei einer Überlassung nach dem 31. Dezember 2018 ist seit dem Jahr 2020 nur ein Viertel des Bruttolistenpreises als Bemessungsgrundlage anzusetzen.
Aufmerksamkeiten
Wendet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Sachleistungen wie Blumen oder ein Buch aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (z.B. Hochzeit, Jubiläum) bis zu 60 EUR (brutto) zu, stellt der Sachbezug beim Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn dar. Nicht zum Arbeitslohn gehören auch Getränke und Genussmittel (Obst, Kekse), die am Arbeitsplatz verzehrt werden. Speisen aufgrund eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes bis zu 60 EUR (brutto) zählen ebenfalls nicht zum Arbeitslohn.
Hinweis: Da Aufmerksamkeiten keinen Arbeitslohn darstellen, sind diese nicht im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze zu erfassen.
Internetgebühren
Leistet der Arbeitgeber Zuschüsse zu den Kosten des Arbeitnehmers für die Internetnutzung (laufende Kosten und Kosten für die Einrichtung des Internetzugangs), kann der Arbeitgeber den hieraus beim Arbeitnehmer entstehenden Arbeitslohn pauschal mit 25% versteuern. Von der Finanzverwaltung wird ein monatlicher Betrag bis zu 50 EUR ohne weitere Prüfung als pauschalierungsfähig angesehen.
Hinweis: In Zeiten der Coronapandemie ermöglicht die Kostenübernahme und die Pauschalierung einen Ausgleich für die Nutzung des privaten Anschlusses für die Arbeit durch das Homeoffice.
Essensmarken
Gewährt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Essensmarken und übersteigt der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 EUR, ist die Essensmarke mit dem Sachbezugswert zu bewerten, so dass bis zu 3,10 EUR arbeitstäglich steuerbefreit sind. Weitere Voraussetzungen sind, dass mit den Essensmarken tatsächlich Mahlzeiten gekauft werden, pro Mahlzeit nur eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird und die Essensmarke nicht an Arbeitnehmer für Tage ausgegeben wird, an denen eine Auswärtstätigkeit ausgeübt wird. Der zu versteuernde Sachbezugswert von 3,57 EUR im Jahr 2022 kann vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden, sodass im Ergebnis Essensmarken bis zu einem Wert von 6,67 EUR arbeitstäglich ab dem Jahr 2022 beim Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei sind.
Hinweis: Sofern ein Arbeitnehmer pro Monat nicht mehr als 15 Essensmarken erhält und jährlich im Durchschnitt an nicht mehr als drei Arbeitstagen pro Monat Auswärtstätigkeiten ausübt, besteht keine Pflicht zur Erfassung seiner Abwesenheitstage. Essensmarken können auch für Tätigkeitstage im Homeoffice gewährt werden, sofern die Arbeitnehmer Mahlzeiten einkaufen.
Sachbezugsfreigrenze
Werden dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Sachbezüge gewährt, die unter die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 EUR im Jahr 2021 und 50 EUR ab dem Jahr 2022 fallen, sind diese steuer- und sozialversicherungsfrei. Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Gutscheine oder Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Gutscheinaussteller aus seiner eigenen Produktpalette berechtigen (Closed-Loop-Karten, z.B. aufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel, Kinogutschein) oder Gutscheine oder Geldkarten, die ausschließlich berechtigen, Waren oder Dienstleistungen nicht nur beim Gutscheinaussteller, sondern auch bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen zu beziehen (Controlled-Loop-Karten, z.B. Centergutscheine, City-Cards, Sodexo Benefit Pass), fallen diese ebenso unter die Sachbezugsfreigrenze. Damit Closed- und Controlled-Loop-Karten als Sachbezug anerkannt werden, müssen diese zudem die im Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz normierten Kriterien erfüllen. Im Gegensatz hierzu werden sog. Open-Loop-Karten (z. B. Prepaid-Karten mit PayPal-Guthaben, Visa- und MasterCard) als Geldleistung behandelt und fallen damit nicht unter die Sachbezugsfreigrenze.
Hinweis: Bis einschließlich 31. Dezember 2021 wurden von der Finanzverwaltung noch alle Closed- und Controlled-Loop-Karten als Sachbezug anerkannt. Ab dem 1. Januar 2022 ist dann zu prüfen, ob diese Karten die im sogenannten Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz normierten Kriterien erfüllen.
Aufladen von Elektrofahrzeugen
Lädt der Arbeitnehmer sein privates oder dienstliches Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug an einer Ladevorrichtung im Betrieb des Arbeitgebers auf, ist der beim Arbeitnehmer entstehende geldwerte Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei. Befreit ist auch die unentgeltliche beziehungsweise verbilligte Überlassung (Vermietung, Leihe) einer betrieblichen Ladevorrichtung an den Arbeitnehmer zur privaten Nutzung. Allerdings gilt dies nicht für den aus der betrieblichen Ladevorrichtung bezogenen Strom, wobei es nicht darauf ankommt, ob der Stromanschluss auf den Arbeitgeber läuft oder ob der Arbeitgeber Zuschüsse zu den Stromkosten des Arbeitnehmers leistet.
Hinweis: Unter die Steuerbefreiung fallen auch Elektrofahrräder über 25 km/h (z.B. S-Pedelecs).
Zuschuss zum Aufladen von Elektrofahrzeugen
Überlässt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug als Firmenwagen auch zur privaten Nutzung, ist die Erstattung der vom Arbeitnehmer selbst getragenen Stromkosten durch den Arbeitgeber als steuer- und sozialversicherungsfreier Auslagenersatz zu behandeln. Zur Vereinfachung des Auslagenersatzes bestehen für den Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis zum 31. Dezember 2030 monatliche Pauschalen, die steuerfrei erstattet werden können. Die Höhe der Pauschale ist davon abhängig, ob dem Arbeitnehmer beim Arbeitgeber eine zusätzliche Lademöglichkeit zur Verfügung steht oder nicht. Mit zusätzlicher Lademöglichkeit beträgt die Pauschale für Elektrofahrzeuge monatlich 30 EUR und für Hybridelektrofahrzeuge 15 EUR. Ohne zusätzliche Lademöglichkeit beläuft sich die Pauschale für Elektrofahrzeuge auf 70 EUR und für Hybridelektrofahrzeuge auf 35 EUR im Monat. Alternativ können auch die anhand von Belegen nachgewiesenen tatsächlichen Kosten als steuerfreier Auslagenersatz erstattet werden.
Hinweis: Stromtankkarten werden einer zusätzlichen Lademöglichkeit beim Arbeitgeber gleichgestellt.
Betriebliche EDV-Geräte
Überlässt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte einschließlich Zubehör (z.B. Laptop, Smartphone), ist der aus der privaten Nutzung entstehende geldwerte Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei. Dasselbe gilt auch für die private Nutzung von betrieblichen System- und Anwendungsprogrammen (z.B. Microsoft-Office-Pakete) sowie Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit den vorgenannten Zuwendungen erbracht wurden (Wartung, Installation, Betreuung).
Hinweis: Die Steuerbefreiung gilt auch, wenn die private Nutzung überwiegt (z.B. Überlassung einer Applewatch oder eines iPads). Maßgeblich ist, dass die Geräte im betrieblichen Eigentum stehen. Die Steuerbefreiung kann darüber hinaus auch dann genutzt werden, wenn der Vorteil nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.
Zudem ist eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25% zulässig, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Datenverarbeitungsgeräte unentgeltlich oder verbilligt übereignet.
Coronabonus
Gewährt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer in der Zeit vom 1. März 2020 bis zum 31. März 2022 aufgrund der Coronakrise Beihilfen und Unterstützungen in Form von Zuschüssen und Sachbezügen, sind diese bis zu einem Betrag von 1.500 EUR steuerbefreit.
Hinweis: Aus den vertraglichen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollte hervorgehen, dass die Sonderzahlung eine steuerbefreite Beihilfe beziehungsweise Unterstützung zur Abmilderung der zusätzlichen Belastungen durch die Coronakrise darstellt.
Kinderbetreuungskosten
Erstattet ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer aufgrund der Coronapandemie außergewöhnliche Betreuungsleistungen für pflegebedürftige Angehörige bzw. Kinder bis 14 Jahre, sind diese bis zu einem Betrag von 600 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer aufgrund der Coronapandemie außerhalb der gewöhnlichen Dienstzeiten tätig ist oder eine Regelbetreuung aufgrund pandemiebedingter Schließungen nicht möglich ist.
Hinweis: Der Freibetrag gilt nur für die kurzfristige Betreuung. Nach Auffassung der Finanzverwaltung endet die kurzfristige Betreuung, sobald die jeweiligen Betreuungseinrichtungen wieder ihren regulären Betrieb aufnehmen können.
Fazit
Kleine Geschenke und Aufmerksamkeiten erhalten die Freundschaft. Dies gilt auch im Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Zur Verbesserung des Betriebsklimas und zur Förderung der Mitarbeitermotivation kann es sich anbieten, betriebliche Benefits einzusetzen. Dies gilt umso mehr, als diese auch noch steuer- und sozialversicherungsrechtlich begünstigt werden.
Anne-Marie Kekow
Anne-Marie Kekow ist Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin und seit 2011 als Partnerin bei Ebner Stolz tätig. Sie berät mittelständische Unternehmen und vermögende Personen. Frau Kekow beschäftigt sich seit Jahren mit dem Lohnsteuerrecht und dabei spielen die Sachzuwendungen an Arbeitnehmer eine große Rolle.
