Ein gesunder Einkauf ist der Schlüssel zur Steigerung des Unternehmenswerts. Die Megatrends, die den Einkauf massiv beeinflussen, sind Digitalisierung, Risikomanagement, Nachhaltigkeit und Kostenreduktion. Doch oft fehlt das Personal.
Bei der Optimierung der Beschaffungskosten ist es wichtig, die strategische Bedeutung des Einkaufs zu erkennen, da er beispielsweise gemeinsam mit Lieferanten innovative Entwicklungen anstoßen kann, Trends frühzeitig erkennt und Risiken abwehrt. Es geht also nicht darum, Preise direkter oder indirekter Lieferanten zu reduzieren – vielmehr müssen Kosten ganzheitlich betrachtet werden, indem man auch die Einkaufsprozesse oder die Kosten eigener Produkte genauer untersucht. So lassen sich neben der Reduzierung der direkten und indirekten Beschaffungskosten auch unnötige Kosten in der Produktion ausmerzen, beispielsweise beim Materialeinsatz oder den Fertigungsverfahren, um verborgene Kosteneinsparungen von 10% bis 40% zu erzielen.
Zudem lohnt es sich, die Fertigungsverfahren, Maschinen und Werkzeuge der Lieferanten unter die Lupe zu nehmen. Nicht auf das gewünschte Produkt spezialisierte Anbieter sind in der Regel deutlich teurer – daher bauen unsere „Technischen Matchmaker“ Lieferanten auf, die die gewünschten Produkte aufgrund geeigneterer Maschinen und Produktionsverfahren deutlich günstiger herstellen können als diejenigen, die „alles“ können. So lassen sich auch Win-win-Situationen für das Unternehmen und seine Lieferanten erarbeiten.
Digitalisierung im Einkauf: Chancen und Herausforderungen
Ineffiziente Prozesse wie manuelle Datenerfassung oder Lieferantenrecherche können durch digitale Tools deutlich vereinfacht werden. Statt der mühsamen manuellen Lieferantenrecherche ermöglichen digitale Plattformen eine schnelle, globale und effektive Suche. Durch digitalisierte Workflows wiederum können beispielsweise auch Dokumentenfreigaben über Cloudlösungen effizienter gestaltet werden. Analyse- und Veranschaulichungsmöglichkeiten haben ebenfalls enorm zugenommen.
Allerdings beginnt die Digitalisierung im Einkauf nicht selten isoliert – daher ist es entscheidend, dass die Digitalisierung als unternehmensweites Projekt betrachtet wird. Die Herausforderungen bei der Digitalisierung des Einkaufs reichen von mangelhaften Datenbanken über die parallele Bewältigung des Tagesgeschäfts bis hin zur Notwendigkeit, Mitarbeiter richtig auszustatten und zu schulen. Fehlende Manpower bei diesem großen Unterfangen lässt sich durch spezialisierte Berater und interimistische Kollegen auf Zeit hervorragend ausgleichen.
Nachhaltigkeit: Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz erfordert unter anderem ein solides Risikomanagement, eine klare Menschenrechtsstrategie, Präventionsmaßnahmen und ein unternehmensinternes Beschwerdemanagement. Bei Verstößen müssen Unternehmen schnell reagieren und ihre Maßnahmen jährlich in einem öffentlichen Bericht dokumentieren. Ein nachhaltiger Einkauf nach Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes steigert den Unternehmenswert, da er die Reputation verbessert, das Risiko von Skandalen und rechtlichen Konsequenzen verringert und durch stabile Lieferbeziehungen langfristig wirtschaftliche Vorteile schafft.
Risiken beherrschen
Neben dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz unterstreicht die aktuelle geopolitische Lage die Wichtigkeit eines strategischen Lieferanten- und Risikomanagements. Immer mehr Unternehmen überdenken Risiken in ihren Lieferketten und passen ihre Einkaufsstrategien an. Wir erleben derzeit einen klaren Trend zur globalen Entkopplung, um logistische Abhängigkeiten zu reduzieren und die Resilienz der Lieferketten zu erhöhen. Unternehmen suchen nach alternativen Standorten zur Produktion und bringen die Lieferquellen näher zu ihren Produktionsstätten, um die Supply Chains logistisch zu verkürzen. Im Rahmen der geografischen Diversifikation gewinnen Länder wie Vietnam und Indonesien an Relevanz. Nearshoring und die Lokalisierung von Produktion und Beschaffung nehmen ebenso zu. Zudem wird die Zweilieferantenstrategie immer wichtiger. Einige Firmen ziehen Produktionsteile sogar wieder ins eigene Unternehmen zurück (Insourcing).
Kommunikation, Lieferantenbewertung und Schulung der Mitarbeiter sind ebenfalls wichtig für ein gutes Risikomanagement. Unterdessen verbessert die Digitalisierung die Transparenz entlang der Lieferketten, wodurch Risiken frühzeitig erkannt und behandelt werden können. Durch die proaktive Identifikation und Bewältigung von Risiken können Unternehmen stabiler wachsen und Vertrauen bei Stakeholdern sowie Investoren auf- und ausbauen.
Pflichtenheft versus Fachkräftemangel
Die Unternehmen kennen ihr Pflichtenheft im Bereich Einkauf, doch es fehlen ihnen oft die Fach- und Führungskräfte. Einkaufsberater helfen Unternehmen dabei, die Kapazität im Einkauf nach Bedarf flexibel von heute auf morgen hoch- und runterzufahren. Die interimistischen Mitarbeiter verfügen über langjährige internationale Erfahrung im operativen und strategischen Einkauf, sprechen Deutsch und Englisch. Zudem haben sie ausgezeichnete Anwenderkenntnisse von verschiedenen ERP-Systemen und Warengruppen, wodurch ihre Einarbeitungszeit deutlich reduziert wird. Dabei wird in der Regel nicht der gesamte Einkauf ausgelagert; die Unterstützung erfolgt vielmehr nach Bedarf.
Ein Vorteil dieses Konzepts ist die finanzielle Flexibilität. Verträge können kurzfristig angepasst oder beendet werden, wodurch sich Kostenrisiken minimieren lassen. Besonders hervorzuheben ist das Konzept des Nearshorings in Ländern wie der Slowakei. Durch die Kombination aus niedrigeren Lohnkosten und der Rechtssicherheit der EU entsteht ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis. Dabei garantieren die im EU-Ausland ansässigen, kulturell und sprachlich geschulten Mitarbeiter eine reibungslose Zusammenarbeit mit den deutschen Lieferanten. In jedem Fall ist eine Testphase empfehlenswert, um den Outsourcing-Anbieter zu testen − beispielsweise durch die Pflege von Auftragsbestätigungen oder Rechnungsprüfung.
FAZIT
Der Einkauf steht seit jeher im Zentrum der Wertsteigerung eines Unternehmens. Dabei bilden die Megatrends Digitalisierung, Risikomanagement, Nachhaltigkeit und Kostenreduktion große Herausforderungen und Chancen. Viele Unternehmen, Einkäufer und Supply Chain Manager kennen ihr Pflichtenheft, doch ihnen fehlen oft die Kapazitäten und der Blick von außen, um ihren Einkauf für die Zukunft zu rüsten. Unterstützung finden sie bei externen Dienstleistern mit flexiblen Lösungen und tiefgehender Expertise.
Dieser Beitrag erscheint in der nächsten Magazinausgabe der Unternehmeredition 3/2023 mit Schwerpunkt “Unternehmensverkauf”.
Alexander Hornikel
Alexander Hornikel ist Country Manager Deutschland der auf Einkauf und Lieferketten spezialisierten Kloepfel Consulting. Kloepfel Consulting wurde 2023 zum achten Mal in Folge von brand eins und Statista mit dem Gütesiegel der besten Unternehmensberater ausgezeichnet. 2023 schaffte es die Kloepfel Group erneut auf die Forbes-Liste der besten Unternehmensberatungen.
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