Fundamentale Rechtsänderung beim Thema Urlaub

Arbeitgeber sollten das Gespräch mit ihren Mitarbeitenden suchen

Grundsatzentscheidungen mit großen Auswirkungen
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Das Bundesarbeitsgericht hat am 20. Dezember 2022 einen fundamentalen Grundsatz des Urlaubsrechts ad acta gelegt: Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern verjähren jetzt nur noch, wenn der Arbeitgeber regelmäßig darauf hingewiesen hat. Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen bei der Urlaubsplanung ihrer Mitarbeitenden noch aktiver sein als bislang ohnehin schon – und regelmäßig das Gespräch mit ihnen suchen.

Bislang war es so, dass nicht genommene Urlaubstage nach drei Jahren auf jeden Fall verfielen – es gab also eine zeitliche Höchstgrenze, bis zu der die Mitnahme von Urlaubsansprüchen möglich war. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber war klar: Bis hierhin und nicht weiter!

Nun hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit zwei Entscheidungen zur Urlaubsverjährung diese Klarheit ad acta gelegt. Die Erfurter Richter haben am 20. Dezember 2022 entschieden, dass die Verjährung eines Urlaubsanspruchs jetzt nur noch in Kombination mit einem (regelmäßigen) Hinweis des Arbeitgebers greift. Sie setzen damit die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im nationalen Kontext eins zu eins um.

Wichtig, wichtiger, Hinweispflicht

Dessen Richter hatten im September dieses Jahres eine Verjährung von Urlaubsansprüchen an die Bedingung geknüpft, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf diesen Umstand regelmäßig hingewiesen hat. Die beiden Entscheidungen (EuGH, Az.: C-120/21 und C-518/20, C-727/20) besagen zudem, dass die Hinweispflicht – man spricht hier von der Hinweisobliegenheit – des Arbeitgebers auch bei einem langzeitkranken Arbeitnehmer greift. Auch dessen Urlaubanspruch für das Jahr, in dessen Lauf die Arbeitsunfähigkeit eintritt, verfällt nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer daran erinnert hat, den Urlaub zu nehmen und ihn auf den möglichen Verfall hingewiesen hat. Dies führt auf Arbeitgeberseite insbesondere dann zu Schwierigkeiten, wenn der Arbeitnehmer arbeitsunfähig wird und bleibt, bevor der Arbeitgeber seiner Hinweisobliegenheit nachkommen konnte.

Das deutsche Verjährungsrecht ausgehebelt

Das BAG ist nun bei beiden Entscheidungen dem EuGH gefolgt und hat damit das deutsche Verjährungsrecht beim Thema Urlaub regelrecht ausgehebelt. Bislang unterlagen auch Urlaubsansprüche den Verjährungsfristen – mit der Folge, dass ein nicht genommener Urlaub spätestens nach drei Jahren verfiel.

Jetzt gibt es diese automatische Verjährungsgrenze nicht mehr. Erinnert ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer also nicht regelmäßig an ihre Ansprüche sowie deren Verfall und Verjährung, ist in zeitlicher Hinsicht alles offen – mit allen entsprechenden operativen und vor allem finanziellen Risiken für den Arbeitgeber. Arbeitnehmer könnten in einem solchen Fall – also ohne regelmäßigen Hinweis – ihre Urlaubsansprüche zeitlich unbefristet ansammeln. Ob dies aber auch entsprechend für den monetären Urlaubsabgeltungsanspruch gilt, kann erst nach Vorliegen der umfassenden Urteilsbegründung beurteilt werden.

Die finanzielle Komponente des Urlaubs

Finanziell gesehen wird das mitunter zu einer enormen Herausforderung. Schließlich muss ein Unternehmen für jeden Urlaubstag, den ein Arbeitnehmer im laufenden Geschäftsjahr nicht nimmt und damit über den Jahreswechsel mitnimmt, finanzielle Rückstellungen bilden. Denn wenn der Arbeitnehmer mit Resturlaub kündigt oder ihm gekündigt werden muss, kann es sein, dass der Resturlaub ausgezahlt werden muss. In solchen Fällen ist ein entsprechendes finanzielles Polster für den Arbeitgeber am Ende viel wert. Allerdings können die Rückstellungen die Firmenbilanz negativ beeinflussen, da sie im Falle eines Abrufs den zu versteuernden Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmens erhöhen.

Es liegt daher auf der Hand, dass Unternehmen großen Wert darauf legen, dass ihre Arbeitnehmer ihre nicht genommenen Urlaubstage nicht unbegrenzt ansammeln. Sonst wären die zu bildenden Rückstellungen irgendwann für das Unternehmen finanziell nicht mehr tragbar.

Im Grunde könnten Arbeitnehmer nach den Entscheidungen des BAG auch rückwirkend die Urlaubsansprüche geltend machen, die seit Beginn des Arbeitsverhältnisses entstanden sind. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die Mehrzahl dieser Fälle vor Gericht landen wird. Es dürfte also künftig weitaus mehr Rechtstreitigkeiten vor den Arbeitsgerichten geben, in denen es um die Verjährung von Urlaubsansprüchen geht.

Achtung, Urlaub!

Auch um Rechtstreitigkeiten mit ihren Arbeitnehmern vorzubeugen, sollten Arbeitgeber die Entscheidungen des BAG zum Anlass nehmen, ihre Vorgehensweise beim Thema Urlaub zu überprüfen. Sie müssen spätestens jetzt bei der Urlaubsplanung ihrer Arbeitnehmer noch proaktiver sein als sie es bislang ohnehin schon sein sollten.

Fakt ist: Arbeitgeber müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Arbeitnehmer ihren Urlaub wirklich wahrnehmen. Was das bedeutet, ist spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Az.: 9 AZR 541/15) aus dem Februar 2019 klar: Ein Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer formal und rechtzeitig darauf hinweisen, dass sie noch Urlaubstage übrig haben und diese verfallen können. Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmer an ihre verbleibenden Urlaubstage und den möglichen Verfall erinnert hat. Denn nur dann verfällt der Jahresurlaub der Arbeitnehmer zum Ende des Jahres (bzw. zum 31. März des Folgejahres). Nach den aktuellen Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber aber zusätzlich noch darauf achten, dass sie ihre Arbeitnehmer auf die Verjährung nach drei Jahren aufmerksam machen.

Wichtig ist: Es geht nicht darum, Arbeitnehmern ihren Urlaub vorzuenthalten oder gar wegzunehmen. Es ist allerdings essenziell, dass Arbeitgeber, die mit den Urlaubsansprüchen ihrer Arbeitnehmer verbundenen finanziellen Risiken planen und kontrollieren können – gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten wie jetzt. Denn wenn Unternehmen durch die Urlaubsansprüche ihrer Arbeitnehmer in eine finanzielle Schieflage geraten, ist niemandem geholfen.

Konkret unkonkret

Dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer daran erinnern, Urlaub zu nehmen, ist üblich und mit Blick auf das Kalender- und Geschäftsjahr haben die meisten Unternehmen solche Erinnerungen bereits fest eingeplant. Jedoch ist die Informations-Pflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern, die sogenannte Hinweisobliegenheit, leider konkret unkonkret. Die entscheidende Frage lautet: Was heißt „formal und rechtzeitig“ hinweisen ganz konkret?

Die Problematik lässt sich gut mit einem Beispiel verdeutlichen: Erinnert der Arbeitgeber zu früh im Jahr – etwa bereits im Frühjahr – fehlt dem Hinweis die Wirkungskraft. Je näher das Jahresende rückt, desto wirksamer werden Erinnerungen oder gut gemeinte Warnungen vor einem Urlaubsverfall. Allerdings kommt es dann mitunter vor, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht mehr im laufenden Geschäfts- und Kalenderjahr nehmen kann.

Regelmäßige Erinnerungen

Es ist daher für Arbeitgeber ratsam, das Thema Urlaub regelmäßig anzusprechen, beispielsweise alle drei Monate.  Der Vorteil bei solch einem regelmäßigen Turnus ist, dass alle informiert bleiben und das Thema und die Nerven der Beteiligten auch nicht überstrapaziert werden. Wichtig ist, dass ein Arbeitgeber bei diesen Hinweisen aber zum Beispiel auch langzeitkranke Arbeitnehmer informiert – etwa für das Kalenderjahr, in dessen Lauf die Arbeitsunfähigkeit eingetreten ist. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Arbeitgeber die Information ihrer Arbeitnehmer schriftlich dokumentieren und sich von den Arbeitnehmern innerhalb einer angemessenen Frist bestätigen lassen, dass sie die Information erhalten und verstanden haben.

Arbeitgeber kommen ihren – leider eher unklar definierten – Pflichten am besten im Austausch mit den Arbeitnehmern nach. Das gemeinsame Ziel sollte es sein, die Urlaubswünsche abzufragen, um diese bei der Festlegung des Urlaubs mit den betrieblichen Notwendigkeiten abzustimmen. Im Rahmen einer vorausschauenden Urlaubsplanung ist es zudem wichtig, die Bedürfnisse der jeweils anderen Seite im Blick zu haben – zum Beispiel Schulferien bei Arbeitnehmern mit schulpflichtigen Kindern oder Auftragsspitzenzeiten in saisonalen Branchen auf Arbeitgeberseite. Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich austauschen, profitieren beide Seiten davon und das Thema Urlaubsplanung ist – trotz ungenauer Definition – keine unlösbare Aufgabe.

FAZIT

Arbeitgeber kommen ihren – leider eher unklar definierten – Pflichten am besten im Austausch mit den Arbeitnehmern nach. Das gemeinsame Ziel sollte es sein, die Urlaubswünsche abzufragen, um diese bei der Festlegung des Urlaubs mit den betrieblichen Notwendigkeiten abzustimmen. Im Rahmen einer vorausschauenden Urlaubsplanung ist es zudem wichtig, die Bedürfnisse der jeweils anderen Seite im Blick zu haben – zum Beispiel Schulferien bei Arbeitnehmern mit schulpflichtigen Kindern oder Auftragsspitzenzeiten in saisonalen Branchen auf Arbeitgeberseite. Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich austauschen, profitieren beide Seiten davon und das Thema Urlaubsplanung ist – trotz ungenauer Definition – keine unlösbare Aufgabe.

Autorenprofil
Joachim Zobel und Aribert Panzer

Joachim Zobel und Aribert Panzer sind Fachanwälte für Arbeitsrecht bei Schultze & Braun. Joachim Zobel leitet den Arbeitsrechtsbereich der Kanzlei.

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