Zwischen rund 20 % und 80 %, je nach Branche, hängt der Umsatz direkt oder indirekt von der Mobilität eines Unternehmens ab. Deshalb muss der Fuhrpark optimal organisiert werden. Hier hakt es gewaltig – mangels Digitalisierung.
Präzise Daten, blitzschnelle und effektive Prozesse dank leistungsfähiger IT-Infrastrukturen – in den allermeisten Unternehmensbereichen ist das längst Realität. Im Vertrieb und im Marketing beträgt der Digitalisierungsgrad inzwischen 65 % bis 80 %, in der Logistik/Supply Chain 50 % bis 70 % und im Einkauf 40 % bis 60 %. Im Fuhrpark setzen laut einer Studie von Dataforce, der führenden auf gewerbliche Mobilität spezialisierten Marktforschungsgesellschaft, zurzeit lediglich 22 % der Unternehmen auf eine IT-gestützte, integrierte Fuhrparkverwaltung und nur weitere 9 % planen die Einführung einer solchen.
Belastung für Fuhrparkmanager
Das ist Gift für das Geschäft. Besonders betroffen sind Fuhrparkmanager, die unter einer enormen Arbeitsbelastung leiden. Am zeitaufwendigsten ist laut Dataforce die Beschaffung von Fahrzeugen – insbesondere bei Dienstwagen mit privater Nutzung, bei denen Fahrer und Fahrerinnen individuelle Ausstattungswünsche äußern können. „Ein digitales Fahrzeugkonfigurationssystem, bei dem der Mitarbeiter sein Wunschfahrzeug entsprechend einer voreingestellten Car Policy via PC oder Tablet konfiguriert, würde den Aufwand auf einen Bruchteil reduzieren und zudem Übertragungsfehler vermeiden“, weiß Maik Strika, Geschäftsführer des für gewerbliche Flotten spezialisierten Fuhrparkmanagers und Leasinggebers Holman GmbH.
Zeitfresser im Fuhrparkalltag
Die zweitmeiste Zeit beansprucht das Schadensmanagement. Schäden an den Fahrzeugen müssen dokumentiert, Versicherungen informiert und Reparaturen koordiniert werden. Auch hierfür steht am Markt leistungsfähige Software mit Schnittstellenanbindungen zu den einzelnen Beteiligten zur Verfügung. Auch für die Organisation von Werkstattservices – dem drittgrößten Zeitfaktor – stehen digitale Tools bereit. Dennoch greifen viele Fuhrparkverantwortliche weiterhin zum Telefon oder versenden E-Mails. In Anbetracht der verfügbaren Technologien bewegen sich viele Fuhrparks damit noch immer auf der digitalen Kriechspur. Doch könnten gerade sie die Kosten der digitalen Transformation zu einem Großteil selbst erwirtschaften.
Potenziale nutzen
„Digitale, vernetzte Lösungen schaffen dagegen Überblick und Transparenz. Sie erfassen und strukturieren alle relevanten Daten zu Fahrzeugen, Fahrern, Kraftstoffverbrauch, Wartungskosten, Laufleistungen und Emissionen – und das im Detail“, so Experte Strika. „Sie sind die Voraussetzung für ein strategisches Fuhrparkmanagement – insbesondere im Hinblick auf die Total Cost of Ownership (TCO) und effiziente Prozesse. Nur wer diese Zahlen kennt, kann die Wirtschaftlichkeit bemessen, Benchmarkvergleiche anstellen und Optimierungen einleiten.“
Grenzen von Excel – Vorteile digitaler Lösungen
Excel-Tabellen, wie sie heute noch weit verbreitet sind, sind dafür wenig geeignet. Schon kleinste Auswertungen können mehrere Tage dauern. Digitale Lösungen hingegen liefern in Sekundenschnelle präzise Analysen – etwa zur Kostenentwicklung, Werkstattzuverlässigkeit oder Reifenlebensdauer. Sie identifizieren Einsparpotenziale, etwa durch Mengenbündelung beim Einkauf.
Noch leistungsfähiger wird das System, wenn Mobilitätsdaten über Telematik eingespeist werden. Diese ermöglichen eine optimierte Tourenplanung und vorausschauende Wartungen. Das senkt die Treibstoffkosten und den CO2-Ausstoß, reduziert Reparaturkosten und Ausfallzeiten. Aber nur 20 % der Flotten mit mehr als fünf Fahrzeuge haben Telematik im Einsatz.
Dezentrale Verwaltung und Maverick-Buying
Häufig liegt die Verwaltung der Fahrzeuge in den Händen einzelner Abteilungen eines Unternehmens oder verschiedener Niederlassungen. Der eigentlich zuständige zentrale Einkauf bleibt mangels Vernetzung außen vor. Die Folge: unkoordinierte Beschaffung – im Fachjargon „Maverick-Buying“.Die Möglichkeiten eines professionellen, kostenoptimierenden Einkaufs durch Mengenbündelung und Verhandlungsgeschick bleiben ungenutzt. Allein das führt zu Mehrkosten von durchschnittlich 15 %.
Vorteile webbasierter Systeme
In solchen Konstellationen erwiesen sich webbasierte Lösungen wie das Programm Holman Insights als besonders vorteilhaft. Alle Beteiligten, etwa Fuhrparkmanager, Einkauf und Personalabteilung, haben standortübergreifend und rund um die Uhr (24/7), Zugriff auf alle betriebs- und fahrerrelevanten Daten und Dokumente. Solche Systeme ermöglicht ein lückenloses TCO-Monitoring und schaffen damit Kostentransparenz entlang des Fahrzeuglebenszyklus.
Transformation mittels IT
Eine solide Datenlage gibt auch Aufschluss darüber, für welche Mobilitätsprozesse sich neue Antriebsarten eignen und welche Auswirkungen eine Umstellung auf die CO2-Bilanz und Gesamtkosten hat. Damit kommen die TCO wieder ins Spiel. „Es gilt zu ermitteln, ab wann die Gesamtkosten mit neuen Antrieben niedriger sind als mit fossilen. Grundsätzlich empfiehlt sich eine schrittweise Umstellung, beginnend mit einem kleinen, leicht zu verwaltenden Teil der Flotte. Fahrzeug- und sektorspezifisch könne ermittelt werden, wie die Fuhrparkleistung – versus Fuhrparkkosten – auf die neuen Technologien reagiert“, so Holman-Manager Strika. Ein nicht optimales Resultat wäre auf einen kleinen Teil der Flotte begrenzt und mit verhältnismäßig geringem Aufwand korrigierbar.
