Bis 2026 stehen 190.000 Nachfolgen im Mittelstand an – Tendenz aufgrund des demografischen Wandels steigend. Rund die Hälfte aller Betriebe hat keinen Nachfolger und kann nur mit einem Verkauf den Firmenfortbestand sichern. In dieser schwierigen Situation unterstützen virtuelle Datenräume Firmeninhaber bei einer strukturierten, schnellen und effizienten Unternehmenstransaktion.
Die Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK) ermittelte für ihren Report Unternehmensnachfolge 2025, dass derzeit nur für etwa die Hälfte der Unternehmen die Nachfolge gesichert sei. Die anderen 48 % der Firmeninhaber denken laut DIHK notgedrungen an einen externen Verkauf – und das bei einem erwarteten Rekordhoch an beabsichtigten Unternehmensübergaben für die kommenden Jahre. Aktuellen Prognosen zufolge beläuft sich die Zahl der anstehenden Unternehmensnachfolgen auf 190.000 bis 2026, und bedingt durch den demografischen Wandel ist mit einem mittelfristigen Anstieg auf 500.000 zu rechnen. Eine Welle an Unternehmensnachfolgen rollt also unaufhaltsam auf den deutschen Mittelstand zu und wird eine große Zahl an Verkäufen mit sich bringen. Nun ist der Abschied vom eigenen Lebenswerk für Firmeninhaber ohnehin emotional und birgt betriebswirtschaftliche wie rechtliche Herausforderungen. Die mit einem Verkauf verbundenen Dokumentations- und Nachweispflichten belasten im Tagesgeschäft zusätzlich. Mit digitalen Tools wie virtuellen Datenräumen (Virtual Data Rooms; VDR) bewältigen Unternehmenseigner diese Aufgabe einfacher und zeitsparender.
Komfortabel, strukturiert und stets verfügbar
Für die Due Diligence benötigen Interessenten eine Fülle an Informationen – von Bilanzen, Betriebsprüfungsberichten und Kundenverträgen bis zu Marktanalysen, Mitarbeiterverträgen und Patenten. Hinzu kommt, dass Banken und Investoren vermehrt auch mittelständische Betriebe auf Nachhaltigkeit und das Einhalten von ESG-Kriterien prüfen. So kommen im Rahmen einer Due Diligence schnell Tausende von Dokumenten zusammen, die Interessenten bereitgestellt werden müssen. Hierfür bieten sich virtuelle Datenräume geradezu an, denn sie sind effiziente, zentrale Informations- und Kommunikationsplattformen für beide Seiten: Firmeninhaber können allen Interessenten gleichzeitig die relevanten Unterlagen bereitstellen – strukturiert, übersichtlich und sicher. Und potenzielle Käufer haben ortsunabhängig und jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen und können diese bequem und effizient prüfen.
Wissen optimal teilen
Was sich nach einem Onlineportal für den reinen Datenupload anhört, geht weit darüber hinaus. Virtuelle Datenräume haben das Potenzial, Prozesse und damit Unternehmenstransaktionen effizienter zu machen. So lassen sich über eine Kommentarfunktion Rückfragen direkt zu einem Dokument stellen und im Kontext beantworten (Questions and Answers; Q&A). Das beschleunigt die Kommunikation und gewährleistet zu jedem Zeitpunkt denselben Wissensstand aller Beteiligten. Zudem informieren automatische Benachrichtigungen über neue oder geänderte Dokumente im Datenraum; ein großes Plus vor allem dann, wenn der Verkaufsprozess komplexer ist und mehrere externe Parteien wie Anwälte, Wirtschaftsprüfer oder Berater eingebunden sind.
Käuferinteresse stets im Blick
Gibt es mehrere potenzielle Käufer, ist es für den Verkäufer gut zu wissen, wer das größte Interesse zeigt. Einen ersten Aufschluss darüber bieten die Aktivitäten der Benutzer im Datenraum. In modernen VDRs zeigen lückenlose Aktivitätsprotokolle, welche User am aktivsten sind – und welche Dokumente am häufigsten aufgerufen wurden.
Sofort einsatzbereit und kostengünstig
So unkompliziert ein virtueller Datenraum zu handhaben ist, so einfach ist er einzurichten. Unternehmenseigner brauchen dafür weder Softwareexpertise noch eine IT-Abteilung. VDRs werden als Onlineservice angeboten und sind damit nicht nur schnell einsatzbereit, sondern auch kostengünstig. Ausschlaggebend für den Preis sind bei den meisten Anbietern die Anzahl der Benutzer, der Speicherbedarf und die Laufzeit.
Sicher auf allen Ebenen
Verglichen mit E-Mail oder Cloudspeicherlösungen wie Google Drive oder Microsoft OneDrive bieten führende virtuelle Datenräume deutlich mehr Sicherheit und Datenschutz. Firmeninhaber sollten bei der Wahl des Datenraumanbieters auf aktuelle ISO-Zertifizierungen und Testate wie BSI C5 oder SOC 2 achten, die das Einhalten nationaler und internationaler IT-Sicherheitsstandards belegen. Deutsche und europäische Anbieter müssen zudem die strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an das Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten erfüllen. Auch auf Produktebene sorgen virtuelle Datenräume für höchste Sicherheit: Über eine differenzierte Rechtevergabe bis auf Dateiebene kann der Verkäufer beispielsweise präzise steuern, wer welche Dokumente nur am Bildschirm ansehen und wer sie im Original oder als PDF mit Wasserzeichen herunterladen darf. Zusätzlichen Schutz bieten digitale Wasserzeichen und die Option, besonders sensible Textstellen zu schwärzen.
Rechts- und revisionssicher dokumentieren
Gibt es nach dem Verkauf Rückfragen oder kommt es gar zum Streit, ist es wichtig, alle Handlungen nachweisen zu können; zum Beispiel, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat oder wie bestimmte Fragen beantwortet wurden. Deshalb protokolliert ein VDR sämtliche Aktivitäten. Es empfiehlt sich zudem, eine unveränderbare und damit revisionssichere Kopie zu archivieren – ein zusätzlicher Schutz für Verkäufer wie Käufer.
Datensouveränität: Wichtiger denn je
Der Ruf nach Datensouveränität wurde in den letzten Monaten lauter. Viele Unternehmen haben erkannt, wie wichtig es ist, die volle Kontrolle über ihre Daten zu behalten und eine sichere, rechtskonforme Verwaltung zu gewährleisten. Sie haben aber auch erkannt, wie abhängig sie von US-amerikanischer Infrastruktur sind und welche Risiken dies birgt: Denn US-Anbieter unterliegen dem Einfluss des amerikanischen Rechts und müssen auf Anfrage von US-Sicherheitsbehörden die Daten ihrer deutschen und europäischen Kunden herausgeben – selbst dann, wenn der Mutterkonzern ein Tochterunternehmen oder Server in der EU betreibt. Wer sichergehen möchte, dass vertrauliche Daten nicht in den falschen Händen landen, sollte sich für einen Datenraumanbieter entscheiden, bei dem sich der Hauptsitz der Muttergesellschaft und die Serverstandorte in Deutschland oder der EU befinden. Nur dann haben Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Daten.
FAZIT
Virtuelle Datenräume optimieren den gesamten Due-Diligence-Prozess – für Verkäufer ebenso wie für Kaufinteressenten. Sie unterstützen Unternehmenseigner durch die effiziente und sichere Bereitstellung sensibler Daten und ermöglichen es ihnen, das Interesse potenzieller Käufer einzuschätzen. Bietern wiederum erleichtern VDRs die Bewertung und Analyse eines Unternehmens und helfen, Zeit und Reisekosten zu sparen. VDRs erfüllen die aktuellen Anforderungen an Datenschutz, Datensouveränität und Compliance und bilden damit die Grundlage für rechtssichere Unternehmenstransaktionen. Und da ein virtueller Datenraum schnell einsatzbereit und intuitiv zu nutzen ist, bleibt mehr Zeit für eine optimale Vorbereitung und erfolgreiche Verhandlungen.
👉 Dieser Beitrag ist auch in der Magazinausgabe der Unternehmeredition 3/2025 erschienen.
Thomas Krempl
Thomas Krempl ist Geschäftsführer und Gründer der netfiles GmbH. Der studierte Informatiker war in mehreren großen IT-Firmen tätig, bevor er sich in den Anfangsjahren des Internets mit ersten eigenen Unternehmen selbstständig machte. 2001 gründete er mit netfiles einen der ersten Anbieter von virtuellen Datenräumen für die effiziente Durchführung von Due Diligence und den sicheren standortübergreifenden Datenaustausch.
