Hohe Unsicherheiten und Volatilitäten haben schon die Planungen für das laufende Geschäftsjahr 2021 geprägt. Pandemiebedingte Nachfrageschwankungen, Lieferengpässe und steigende Beschaffungspreise ohne die Möglichkeit, diese über steigende Erlöse auszugleichen, werden auch im kommenden Jahr Absatzmengen, Erlösqualität und damit Deckungsbeiträge und Unternehmensergebnis beeinflussen. Die Erstellung einer Planung für 2022 ist also keine leichte Aufgabe. Was bedeutet das für die Methodik der Planung? Und wie kann sie zur optimalen Unternehmenssteuerung beitragen?
Zunehmende Unsicherheiten – steigende Bedeutung der Planung
Wenn Unsicherheiten zunehmen, geht dies nicht spurlos an der Treffsicherheit einer Planung vorbei. Eine Planung, die im September oder Oktober für das Folgejahr erstellt wird, kann nicht alle Prämissen vorwegnehmen oder diese im Zuge verschiedenster Szenarien abbilden. Dies alles erfolgt vor dem Hintergrund, dass Planungsprozesse aufwendig sind und in hohem Maße Ressourcen im Controlling sowie in anderen Bereichen des Unternehmens, die Input geben, binden. Dazu gehören beispielsweise Vertrieb, Produktion, Einkauf, etc.
Mit anderen Worten: Die Unsicherheit steigt, die Treffsicherheit sinkt, der Aufwand bleibt. Eine Planung, die ein geringes Maß an Treffersicherheit hat, hilft dem Management nur wenig zur Unternehmenssteuerung. Sie läuft Gefahr aufgrund mangelnder Akzeptanz an Bedeutung und Aufmerksamkeit zu verlieren. Das mag kurzfristig wenig Probleme zu bereiten, führt aber langfristig zu einem Defizit bei einer faktenorientierten Unternehmenssteuerung. Es gilt also, die Planung diesen Gegebenheiten anzupassen.
Treffergenauigkeit erhöhen – aber wie?
Eine mögliche Anpassung der Planung kann zwei inhaltliche Schwerpunkte haben: Zum einen kann eine Treffergenauigkeit sichergestellt und der entsprechende Aufwand optimiert werden. Um den Aufwand zu reduzieren, sollten alle Planungsprozesse auf zeitintensive Inhalte und Tätigkeiten hin überprüft werden. Insbesondere Detailgrad und -tiefe sind zu betrachten. Erfahrungsgemäß sind vor allem die Absatz- und Umsatzplanungen besonders aufwändig und bilden einen Ansatzpunkt zur Vereinfachung einer Planung. Weniger Detail, weniger Tiefe, weniger Komplexität können eine Option sein. Der alternative Weg ist die „Automatisierung“ bestimmter Planungsschritte. Planungstools die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren, sind hier eine Option.
Die Treffergenauigkeit der Planung lässt sich erhöhen, wenn man die Prämissen für die Planung 2022 genau unter die Lupe nimmt und daraus verschiedene Optionen und Möglichkeiten ableitet: Was tritt im Jahr 2022 mit welcher Wahrscheinlichkeit ein?
Dies wird jedoch nur dann vom Erfolg gekrönt sein, wenn die bisherigen Planungen eher linear aus der Vergangenheit abgeleitet wurden und nicht auf konkreten Prämissen aufgebaut haben. Unternehmen, die bereits in der Vergangenheit auf eine prämissen- und treiberbasierte Planung gesetzt habe, werden die Treffergenauigkeit der Planung unter Umständen nur graduell verbessern. In diesem Fall gewinnt Forecasting als Instrument der Unternehmenssteuerung deutlich an Bedeutung.
Forecast in 2022 immer wichtiger
Forecasts werden in den meisten Unternehmen – wenn überhaupt – zwei bis dreimal im Jahr erstellt. Der erste Forecast meist im April/Mai, wenn die ersten Ergebnisse des laufenden Jahres vorliegen. Ein zweiter Forecast im September/Oktober ist die Basis für die Planung des Folgejahres. Gegebenenfalls wird zwischen diesen beiden Terminen ein dritter Forecast erstellt. Meist dienen diese Forecasts der Überprüfung ob und in welchem Umfang die Planung realisiert wird. In den meisten Fällen haben sie eher „nachrichtlichen“ Charakter und lösen nur in begrenztem Umfang Aktivitäten aus.
Angesichts des Risikos der abnehmenden Planungsqualität durch die steigende Volatilität der Umfeldbedingungen wächst jedoch ihre Bedeutung. Einerseits kann dies dazu führen, dass Forecasts häufiger erstellt werden – andererseits, dass sie dazu herangezogen werden, tatsächlich Aktivitäten und Maßnahmen zur Ergebnissicherung einzuleiten.
Statt routinemäßiger Plan-Ist Vergleiche und eines „Zur Kenntnis nehmen“ des Forecasts, folgen Managemententscheidungen aus dem Forecast. Voraussetzung dafür: Forecasts bilden tatsächlich geänderte Situationen ab und sind nicht nur eine Ergänzung oder Fortschreibung einer überholten Planung.
Methodische Anforderungen an zukünftige Forecasts
Wer den Aufwand für die steigende Anzahl aussagefähiger Forecast begrenzen und gleichzeitig eine hohe Aussagequalität erhalten will, sollte der Methodik viel Aufmerksamkeit schenken. Forecasts sind – bereits ausgehend von der Planung – so aufzubauen, dass sich alle relevanten, von volatilen Gegebenheiten betroffene Parameter, leicht identifizieren und anpassen lassen. Dies trifft wiederum vor allem auf die Art und Weise der Prognose von Absatz- und Umsatzdaten zu. Dabei sollte vermieden werden, zu viele Personen und Funktionen im Unternehmen einzubeziehen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass zwar der Planungsaufwand sinkt, jedoch der Aufwand für die Forecast-Erstellung die so eingesparte Zeit übersteigt.
To-Do-Liste für die Forecast-Erstellung
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Fazit
Aufgrund von Unsicherheiten im Umfeld der Unternehmen wird die Erstellung einer treffsicheren Planung für 2022 deutlich schwieriger als dies in Vorperioden der Fall war. Dies kann dazu führen, dass die Akzeptanz der Planung als Steuerungsinstrument mangels Treffsicherheit sinkt. Zwar wird die Planung dadurch nicht überflüssig – für die Steuerung gewinnt jedoch der rollierende Forecast im Planjahr deutlich an Bedeutung.
Diesen zielgerichtet zu nutzen setzt voraus, dass er methodisch so aufgebaut ist, dass er mit überschaubarem Aufwand dem Management adäquate Steuerungsinstrumente an die Hand gibt.
Dr. Günter Lubos
Dr. Günter Lubos ist Mitglied der Geschäftsleitung bei Dr. Wieselhuber & Partner GmbH. Seine Projektschwerpunkte liegen in den Bereichen Gewinnmanagement, Ergebnissicherung, Restrukturierung und der Einführung moderner Controllinginstrumente; er ist Beirat in verschiedenen Unternehmen und Referent zu betriebswirtschaftlichen Themenstellungen.
