Importgeschäft: Auch Einfuhren aus Drittländern können steuerfrei sein.
Importgeschäft: Auch Einfuhren aus Drittländern können steuerfrei sein.

Umsatzsteuer- und Zolloptimierung sind häufig übersehene, aber effektive Mittel, die Liquidität zu steigern. Zwei Beispiele sind die regelmäßige Pflege des ERP-Systems sowie eine optimierte Lieferantenauswahl.

Das eigene Enterprise-Resource-Planning-(ERP-)System ist, sofern gut gepflegt, ein effektives Tool zur Umsatzsteuerplanung. Alle für die Vorsteuerabzugserklärung relevanten Informationen laufen hier zusammen. Mit diesen Informationen kann der Einkauf die Löcher im ERP-System identifizieren, durch die unnötig Liquidität aus dem Unternehmen fließt. Diese vier Punkte sind dabei hilfreich:


 

  1. Überprüfung des ERP-Systems für Zwecke des Vorsteuerabzugs

Stellt ein Lieferant aus Deutschland eine Rechnung, ist im Regelfall die Umsatzsteuer als separater Bestandteil ausgewiesen. Das leistungsempfangende Unternehmen ist bei diesen Rechnungen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt. Anders nur, wenn die Wareneingänge des Lieferanten unzutreffend auf Konten ohne Vorsteuerabzugsrecht verbucht sind (etwa weil der Lieferant in den Lieferantenstammdaten als ausländischer Lieferant angelegt ist). Dann macht das leistungsempfangende Unternehmen regelmäßig keinen Vorsteuerabzug geltend. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine Kontrolle des Eintrags im ERP-System. Sofern die Vorsteuer nicht erfasst ist, sind manuelle Korrekturen notwendig, damit das Finanzamt die Vorsteuer erstatten wird.

  1. Abzug von Einfuhrumsatzsteuer

Der Abzug von Einfuhrumsatzsteuer ist besonders fehleranfällig. Häufig wird die in Speditionsrechnungen enthaltene Einfuhrumsatzsteuer falsch gebucht. Bei Warentransaktionen aus dem Drittland muss deshalb ganz besonders auf den korrekten Abzug der Einfuhrumsatzsteuer geachtet werden. In vielen Fällen beauftragt der Käufer einen Spediteur mit der Abfertigung der Waren zum freien Verkehr. Der Spediteur bezahlt die Einfuhrumsatzsteuer in Vorkasse und belastet diese weiter an den Käufer. Häufig werden die vom Spediteur ausgehändigten Belege regelmäßig als gewöhnliche Lieferantenrechnung gebucht. Die weiterbelastete Einfuhrumsatzsteuer sowie zum Vorsteuerabzug berechtigende Einfuhrbelege werden dagegen übersehen. Deshalb sollte der Einkauf in diesen Fällen genau überprüfen, ob und inwieweit Abweichungen zwischen kalkulierter und gebuchter Einfuhrumsatzsteuer auftreten. Wenn diese Vorgänge fehlerhaft oder nicht auf dem Konto für Einfuhrumsatzsteuer gebucht sind, erfolgt grundsätzlich keine Erstattung. Gegebenenfalls sind Korrekturen der ERP-Daten notwendig.

  1. Überzahlungen

Ein regelmäßiger Abgleich von Bestell- und Rechnungsdaten ist essenziell für die korrekte Abwicklung des Zahlungsverkehrs und der Umsatzsteuererklärung. Einerseits bietet er Möglichkeiten, Differenzen zwischen Wareneingang und gebuchten Rechnungen zu identifizieren. Andererseits werden doppelte Rechnungszahlungen vermieden, wenn das System gepflegt und auf dem aktuellen Stand gehalten wird. Unnötigen Abflüssen liquider Mittel wird so vorgebeugt.

  1. Anpassung der Steuerbemessungsgrundlage (Skonto)

Skontierung ist ein häufig genutztes Mittel, Anreize zur frühzeitigen Zahlung und damit schnelle Rückflüsse von liquiden Mitteln zu schaffen. Der Einkauf sollte darauf achten, dass die korrekte Steuerbemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug herangezogen wird. Beispiel: