Vertrieb ist in Zeiten der Coronapandemie keine leichte Aufgabe. Reisebeschränkungen, Kontaktsperre und Home Office – alle diese Schlagworte sind sprichwörtlich Gift für die persönliche Ansprache von Unternehmen und die Pflege von Kundenbeziehungen. Also stellte sich für Event-Abteilungen die Aufgabe, neue Formate zu erfinden.

Internationales 24-Stunden-Event

Der internationale SAP-Dienstleister SNP Schneider-Neureither & Partner hat in den vergangenen Jahren unter anderem sehr erfolgreich das Event „Transformation World“ am Firmensitz in Heidelberg etabliert. Nun ging man bei SNP neue Wege, indem ein interkontinentales 24-stündiges Online-Event angeboten wurde: der „Digital Transformation Summit 2020“. Die Vorträge fanden zu den jeweils üblichen Büro- und Geschäftszeiten rund um den Globus statt – von Singapur bis in die USA.

Digitaler Kongress mit virtueller Messe

Detlev Leisse, Geschäftsführer Convent GmbH

Mit einem komplett neuen Konzept geht das „Deutsche Wirtschaftsforum digital_“ – ein Event von DIE ZEIT – im Juni 2020 an den Start. Bislang waren diese wichtigen Branchentreffs für mittelständische Unternehmen unter dem Titel „Mittelstandsforum“ bekannt. Das Team von Convent, einem Tochterunternehmen der ZEIT Verlagsgruppe, sah sich mit der sportlichen Aufgabe konfrontiert, diese eingeführte und bekannte Veranstaltung in ein digitales Format zu bringen. „Wir hatten eigentlich schon lange Konzepte im Kopf, wie wir unsere Konferenzen durch digitale Formate ergänzen. Die Coronapandemie hat nun dafür gesorgt, dass diese Überlegungen mit einem sehr hohen Tempo umgesetzt wurden“, sagt Detlev Leisse, Geschäftsführer bei der Convent GmbH. Der Faktor Geschwindigkeit sei in diesem Zusammenhang sehr wichtig gewesen, denn es gab eine unverändert hohe Nachfrage nach Events. „Die Fragestellungen der Unternehmer sind immer noch gegeben. Und in der aktuellen Krise sind noch drängendere Themen hinzugekommen. Quasi über Nacht sind ursprünglich erfolgreiche Geschäftsmodelle beinahe wertlos geworden und der Druck zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat enorm zugenommen“, fügt Leisse an.

Hochkarätige Speaker bei neuartigem Online-Event

Unter dem Titel „Der deutsche Mittelstand in Zeiten der Corona-Krise“ findet am 29. und 30. Juni eine zweitägige Webkonferenz mit einer virtuellen Messe statt. Geplant ist eine virtuelle B2B-Plattform zu den aktuellen Themen Recht und Steuern, neue Technologien, Finanzierung und New Work. Zu den einzelnen Bereichen werden Webcasts angeboten. Parallel können sich Unternehmen auf einer virtuellen Messe mit gebrandeten Ausstellungsständen und zahlreichen Interaktionsmöglichkeiten präsentieren. Referenten bei dem Event werden unter anderem der Baden-Württembergische Ministerpräsident Winfried Kretschmann, Arbeits- und Sozialminister Hubertus Heil und der Staatssekretär im Bundesfinanzministerium, Dr. Jörg Kukies sein. Von der Seite der Wirtschaft haben sich bereits Trigema-CEO Wolfgang Grupp, der Vorstandsvorsitzende der DATEV eG, Dr. Nobert Mayr und der Chef von Alnatura, Prof. Dr. Götz Rehn angekündigt.

Online Formate kommen bisher sehr gut an

Birgit Hass, Leiterin Marketing und Kommunikation creditshelf AG

„Wir sind sehr zufrieden mit unserer Webinar-Reihe ´Finanz-Talk Digital´. Üblicherweise haben wir dreimal im Jahr einen LIVE-Event-Flight in den Städten Frankfurt, Düsseldorf, München, Stuttgart, Hamburg und Berlin. Aufgrund der aktuellen Situation haben wir sofort auf eine virtuelle Reihe umgeschwenkt und bekommen dafür ein außerordentlich positives Feedback“, erklärt Birgit Hass, Leiterin Marketing und Kommunikation bei der creditshelf AG. Ihr Unternehmen beteiligt sich auch an dem Deutschen Wirtschaftsforum_digital. Die Teilnehmerzahlen bei den creditshelf-Online-Events seien sehr erfreulich: „Diese übertreffen mittlerweile bereits die Zahl der Anwesenden unserer physischen Finanz-Talks. Zum letzten Finanz-Talk Digital haben sich über 120 Personen angemeldet. Das entspricht unseren besten Live-Zahlen von unseren Top-Events in München und Frankfurt.“

Digital mit den Kunden in Verbindung bleiben

Auch schon vor der Coronapandemie hat die Großkanzlei Ebner Stolz aus Stuttgart zahlreiche Webinare für Mandanten durchgeführt. „Wir haben damit durchweg gute Erfahrungen gemacht. Dies gilt sowohl für den Einsatz der Technik als auch für die Durchführung der Veranstaltung. Online-Events setzen wir überwiegend darum ein, operativ relevante Inhalte komprimiert zu vermitteln. Das geht mit Webinaren schneller und unkomplizierter, gleichwohl ist der technische Aufwand nicht zu unterschätzen“, sagt Alexander Michelutti, Steuerberater und Partner bei der Prüfungs- und Beratungsgesellschaft. Gerade in Zeiten der Coronapandemie seien Online-Veranstaltungen ein hervorragendes Medium, um mit den Mandanten in Kontakt zu bleiben und ihnen schnell und komprimiert Inhalte zur Verfügung zu stellen. „Auf den Veranstaltungen hatten wir ein überwiegend positives Feedback von den Teilnehmern erhalten“, fährt Michelutti fort.

Die Online-Veranstaltungen von Ebner Stolz nach dem Beginn der Ausgangsbeschränkungen fanden überraschend hohen Zuspruch. In den einzelnen Veranstaltungen seien mitunter mehr als 150 Teilnehmer gewesen. „In der Spitze hatten wir auch schon 350 Zuhörer in einer Online-Veranstaltung. Damals ging es um umsatzsteuerliche und zollrechtliche Fragen im Zusammenhang mit dem Brexit“, so Michelutti weiter.

Neues Online-Konzept kommt gut an

Sehr schnell umstellen mussten sich auch die Organisatoren des Netzwerks und Thinktanks „Alphazirkel“. Für Mitte März war noch eine Paneldiskussion zur Zukunft der Automobilbranche bei der KPMG angesetzt, aber wie so viele Veranstaltungen wurde auch diese zur Sicherheit der Gäste abgesagt. So fassten Dr. Albert M. Geiger und Andreas E. Mach rasch den Entschluss, dieses Event stattdessen online durchzuführen. „Für uns war es von vornherein sehr wichtig, dass wir trotz der Beschränkungen bei Veranstaltungen nicht aufhören, mit den Unternehmern im Netzwerk zu kommunizieren – einfach um den Austausch in Krisenzeiten aufrechtzuerhalten. Daher haben wir sehr schnell eine neue Serie von Themen-Talks, die Alphazirkel Conversations, entwickelt, erklärt Dr. Geiger. Die Frequenz der Events wurde deutlich erhöht, teilweise gibt es dreimal pro Woche entsprechende Angebote. Bei den Panel-Teilnehmern und bei den Gästen kommt das Konzept sehr gut an: „Wir haben je nach Thema zwischen 50 und 150 Zuhörer – das entspricht ziemlich exakt den Zahlen bei unseren normalen Präsenzveranstaltungen“, fügt Dr. Geiger an. Gleichzeitig hat er aber auch festgestellt, dass sich das Netzwerk des Alphazirkels durch die Online-Aktivitäten erweitert hat und sich damit der Aufwand auch auszahlt. Zusätzlich wurden auch neue Gäste und Teilnehmer gewonnen – gerade besonders online-affine, jüngere Unternehmer sowie solche, die aus Zeitgründen nur selten an den Präsenzveranstaltungen teilnehmen können.

Dr. Albert M. Geiger, Geschäftsführer ALPHAZIRKEL

Den Vorteil von Online-Talks sieht Dr. Geiger in der größeren Flexibilität: „Wir können viel schneller auf Ereignisse oder Trends reagieren, denn es müssen nicht die Reiseplanungen von Referenten koordiniert werden. Als Panel-Teilnehmer muss man sich zwar weiterhin vorbereiten, aber es gibt keine lange Anreise“. Für die beiden Moderatoren war es eine Umstellung, um auch ohne die Interaktion mit den Zuschauern einen lebhaften Talk zu gewährleisten. Beispielsweise sei es nicht so einfach bei einem Online-Talk einen Redner zu unterbrechen beziehungsweise ihn zu einer kürzeren Antwort zu bewegen. Die Erfahrung habe auch gezeigt, dass Online-Events nicht länger als eine Stunde dauern sollten.

Wir wird sich die Event-Branche weiter entwickeln?

„Ich sehe in der jetzigen Entwicklung eine große Chance für die Eventbranche. Der Content wird sich noch schneller ins Netz verlagern, als es bisher für möglich gehalten wurde“, sagt Leisse. Gleichzeitig rechnet er aber nicht mit einer „Kannibalisierung der bisherigen Formate“. In der mittleren Frist werden sich nach seiner Einschätzung sogenannte hybride Events durchsetzen, die gleichzeitig online und offline stattfinden. Schon in der Vergangenheit hätte es solche Formate gegeben und dieser Trend wird nach Ansicht von Leisse weiter an Fahrt aufnehmen.

Dieser Meinung schließt sich auch Birgit Hass an: „Ganz ablösen werden die digitalen Veranstaltungen die persönlichen Events nicht. Unsere Kunden und Partner schätzen den persönlichen Austausch – der Mensch ist ein soziales Wesen. Auch für unsere Firmenkundenbetreuer ist es wichtig, physisch in der Region präsent zu sein“.

Dr. Geiger vom Alphazirkel sieht die Zukunft der Events ebenfalls als eine Mischung von online und offline. „Das geht nicht mehr weg“, sagt er scherzhaft über die Online-Talks. Die Vorteile des Digitalen liegen für ihn auf der Hand: Man erreicht mehr Interessenten, die Hürde einer langen Anreise fällt weg, die Koordination ist leichter und die Aufzeichnungen können später problemlos im Internet verwendet werden. Gleichzeitig bedeutet für ihn das Online-Event jedoch nicht, dass der exklusive Kreis an Teilnehmern verwässert wird.

Digitale Formate bringen viele Vorteile

Der Vorteil der digitalen Formate liegt nach Ansicht der Eventspezialisten unter anderem in der besseren Durchdringung in den jeweiligen Zielgruppen. „Wir haben festgestellt, dass sich unsere Reichweiten in den Zielgruppen durch die digitalen Events erheblich erweitert haben. Zudem passen digitale Formate auch hervorragend zu einer digitalen Kreditplattform“, sagt Hass. Auch in der Zukunft werde es in einem „New Normal“-Umfeld deutlich mehr digitale Eventformate geben: „Die Zeitersparnis ist enorm für die Teilnehmer und wir können diese auch viel kundenfreundlicher als ´On-demand- Angebot´ zur Verfügung stellen.“

Technische Anforderungen sind hoch

Inzwischen haben sich einige Anbieter von Tools für Online-Veranstaltungen am Markt etabliert. Somit können sich die Teilnehmer von überall aus und auch kurzfristig in Vorträge, Diskussionsrunden oder Messen einwählen.

Bei Convent hat man sich trotz des zeitlichen Drucks im Vorfeld intensiv mit den unterschiedlichen technischen Möglichkeiten für Online-Events beschäftigt. Es galt dabei, die jeweils beste Plattform für die diversen Online-Formate zu finden. „Ein WebCast hat andere Anforderungen als eine virtuelle Messe“, sagt Leisse. Die Vorarbeit habe sich ausgezahlt, da bei den bisher durchgeführten Online-Events die Technik reibungslos funktionierte. Ähnliche Erfahrungen hat man auch bei der creditshelf AG gesammelt: „Die Technik war für uns nicht neu, da wir dieses Format bereits im Jahr 2019 eingesetzt hatten. Wir sind sehr froh, dass es bislang immer funktioniert hat und auch die Übertragungsgeschwindigkeit des Internet aus den verschiedenen Heimarbeitsplätzen unserer Referenzen ausreichend war“, sagt Hass. Bei Ebner Stolz führt das Veranstaltungsmanagement vor jedem Online-Event ein Briefing zur Technik durch. Zudem gibt es Hinweise zu den Do´s und Don’ts bei einem digitalen Vortrag sowie zum Umgang mit interaktiven Möglichkeiten, wie Chats und der Behandlung von Teilnehmerfragen. „Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, dem Referenten einen Kollegen zur Seite zu stellen, der diese Tätigkeiten im Hintergrund übernimmt“, erklärt Michelutti.