Die aktuelle Corona-Krise hat dazu geführt, dass tausende Beschäftigte ihrer Arbeit nunmehr aus ihrer Wohnung nachgehen. Für viele Menschen ist die Arbeit von Zuhause aus neu und ungewohnt? Wie gelingt es möglichst reibungslos und was ist zu beachten? Wir sprachen mit dem IT-Security Experten Harry Schäfle, Geschäftsführer der IT-Security-Firma Secobit GmbH, über Tricks und Kniffe, um im Home-Office möglichst effektiv zu arbeiten.
1. Regeln sind unabdingbar
Trotz der kurzfristigen Auswirkungen des Corona-Virus ist es wichtig, dass Spielregeln zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart sind. So wird erreicht, dass beide Seiten abgesichert sind und ihre jeweiligen Recht und Pflichten kennen.
Telearbeit, das „Home-Office“ ist das Arbeiten ausschließlich von Zuhause aus. Der Arbeitgeber richtet dem Beschäftigten einen Arbeitsplatz in seiner Wohnung ein, sorgt für eine funktionierte PC-Ausstattung und übernimmt auch die Kosten dafür. Heutzutage arbeitet man oft von verschiedenen Orten aus, das nennt sich dann Mobile Arbeit (Mobile Office, Remote Work). Beide Formen der Arbeit außerhalb des Büros müssen unbedingt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbindlich vereinbart sein.
Eine Betriebsvereinbarung ist ratsam
„Für Home-Office und Mobile Arbeit gelten unterschiedliche rechtliche Regelungen. Die Arbeitsstättenverordnung gilt z.B. nur für Home-Office, nicht aber für Mobile Arbeit. Der gesetzliche Schutz reicht für Home-Office deutlich weiter als für die Mobile Arbeit“, erläutert Harry Schäfle. In jedem Falle empfiehlt sich nach seiner Sicht eine Regelung im Arbeitsvertrag, die in einer Ergänzung oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.
Daten müssen geschützt werden
In der Regel fallen bei der Arbeit am Computer schützenswerte Daten an. Diese sind für die Firma enorm wichtig und eventuell als (streng) vertraulich klassifiziert. Oder es sind z.B. personenbezogen Daten, die einen besonderen gesetzlichen Schutz genießen (Datenschutz-Grundverordnung DSGVO). „Sperren Sie Schützenswertes weg, schaffen Sie einen Schutzraum für ihr Arbeiten außerhalb des Büros. Das gilt übrigens auch für vertrauliche Telefonate und Web-Konferenzen“, so Schäfle.
2. Den Tag im Home-Office effektiv gestalten
Auch das Arbeiten von Zuhause aus will gelernt sein. Zwei von fünf Menschen fällt dies laut einer aktuellen Civey-Umfrage im Auftrag von TÜV Rheinland nicht leicht. Störungen durch Familienmitglieder oder die Umgebung sind ungewohnt. Es fehlen Kontakte zu den Kollegen und Kolleginnen oder dem Chef. Erstaunlicherweise trifft dies junge Menschen stärker als Ältere, die bereits viel Selbstmanagement gelernt haben. Harry Schäfle hat aus seiner Erfahrung ein paar Tipps:
Den Tag durchstrukturieren
„Wichtig ist, dass Sie Ihre Tagesziele aufschreiben und Sie diese abhaken. Starten und enden Sie immer zu definierten Zeiten – so wie im Büro auch. Achten Sie auf nötige Pausen“, erklärt Schäfle. Wichtig sei auch eine Klärung mit der Familie über den Tagesablauf, denn das verhindert viele Störungen. Nicht zu unterschätzen ist auch der Dresscode: Wer angemessen gekleidet ist, der geht seine Arbeit ernsthafter an. Außerdem gibt es dann keine peinlichen Situationen bei ungeplanten Videokonferenzen.
Weiter im Team arbeiten
Eine kurzer Videocall im Team am Morgen mit gegenseitigem Austausch ist nach Ansicht von Schäfle immer eine gute Idee. Meetings sollten kurz gehalten werden. Zudem empfiehlt er eine Aktionsliste, die man jeden Tag durchgehen sollte. Die Spielregeln im Team sollten beachtet werden: z.B. kein Anruf, wenn der Status „Nicht stören“ gesetzt ist.
Den Arbeitsplatz sauber halten
„Arbeiten Sie am Schreibtisch, das Sofa ist ein schlechter Platz“, rät Schäfle. Wichtig sei auch die Ergonomie: Gute Ausleuchtung, wenig Spiegelungen am Monitor, Oberkante Monitor auf Augenhöhe, Arme und Beine rechtwinklig, wechselnde Haltungen. Die Arbeitszeit sollte mit einem aufgeräumten (am besten leeren) Schreibtisch beginnen und entsprechend beendet werden.
3. Sicherheit! Sicherheit! Sicherheit!
Das Home-Office ist nach Ansicht des IT-Experten Schäfle ein beliebtes Ziel für Hacker. Er beobachtet bei seinen Kunden gerade einen sprunghaften Anstieg der Angriffe. Warum ist das so? „Oft ist man zuhause schlechter geschützt als im Büro, zudem führten viele Unternehmen das Home-Office unter hohem Zeitdruck ein, was meist mit erheblichen Schwachstellen verbunden ist“.
Um sich vor ungebetenen Gästen zu schützen, sollte man besonders sensibel sein bei E-Mails und dem Klicken auf Links. Beim Phishing beispielsweise gaukelt ein Angreifer über eine passende, oft gut gemachte E-Mail vor, dass unbedingt auf einen wichtigen Link oder ein Dokument geklickt werden soll. Wer auf diesen Trick hereinfällt, der öffnet dem Angreifer Tür und Tor.
Firmengeräte gehören nicht in fremde Hände – das gelte für PCs genauso wie für das Mobile Phone. Auch sei es wichtig, dass nach getaner Arbeit der Arbeitsplatz leer ist, besonders dann, wenn kein abschließbares Arbeitszimmer vorhanden ist. Passwörter sollten auch nicht zuhause öffentlich herumliegen.
Wichtig sei auch die Nutzung einer sicheren Verbindung ins Firmennetz. Das VPN (Virtual Privat Network) sollte niemals ausgeschaltet sein, wenn im Firmennetz gearbeitet wird. Die Nutzung privater PCs hält Schäfle für keine gute Idee, auch wenn einige Betriebe es erlauben. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, dann müssten unbedingt ein sicherer Netzzugang (vpn), aktuelle Softwarestände, aktuelle Internet-Security Software und eine aktualisierte Firewall genutzt werden. Dies gelte auch für den Zugang über Smartphones.
Bei Verdacht auf einen Angriff gelte immer: Helpdesk kontaktieren, lieber einmal zu oft.