Gut geführte Einkaufsmannschaften arbeiten nicht nur Beschaffungsaufgaben ab – sie steigern gezielt den Unternehmenswert. In fünf Schritten können Manager ihre Einkaufmannschaft zu einem High-Performance-Team machen.
Fachleute wissen schon lange: Der Einkauf ist keine reine Dienstleistungsorganisation. Unterstützt von den richtigen Zielvorgaben, Strukturen und Prozessen, kann er erheblich zur Wertentwicklung des Unternehmens beitragen. Ein wertsteigernder Einkauf senkt Kosten und Risiken, fördert Innovationen und trägt zur Verbesserung von Produkten oder Dienstleistungen bei.
Einen solchen Einkauf zu entwickeln ist Aufgabe der Unternehmensführung. Wobei zuerst Hindernisse wie unzureichende Kontrolle über Einkaufsprozesse, unpassende Strategien und Strukturen, fehlende Ressourcen oder ungenügende Zusammenarbeit mit anderen Anspruchsgruppen aus dem Weg geräumt werden müssen.
Handlungsrahmen definieren
Zuerst benötigt der Einkauf eine Vision: eine Beschreibung von Handlungsrahmen und Zielen der Einkaufsorganisation. Diese sollte zur Gesamtstrategie des Unternehmens passen und dessen Strukturen und Ressourcen berücksichtigen. Zudem sollte die Vision den Besonderheiten des eigenen Produktportfolios Rechnung tragen: Für Unternehmen aus Technologiebranchen wie der Automobil- oder der Mobilfunkindustrie ist es ratsam, auf innovationsmaximierende Lieferantenbeziehungen abzuzielen. Das heißt: Die Weiterentwicklung von Produkten bei größtmöglicher Wirtschaftlichkeit gilt als Zielsetzung des Einkaufs. Ein Ansatz, der jedoch für ein Handelsunternehmen, welches Kostenführerschaft anstrebt, ungeeignet sein dürfte. Erst wenn der Handlungsrahmen feststeht, sollten Unternehmens- und Einkaufsleitung mit der Erarbeitung strategischer Ansätze und der Anpassung von Organisationsstrukturen beginnen.
Verstehen, was wichtig ist
Um Beschaffungsstrategien sowie Aufbau- und Ablauforganisation erarbeiten zu können, brauchen Führungskräfte zunächst ein gutes Verständnis aller Einkaufsprozesse und Bedarfe. Hierfür fehlt es aber oft an entsprechenden Standards und IT-Tools, die einen Überblick über Einkaufsvolumina, Warengruppenbäume, Verträge oder Prozesse ermöglichen. Diese Intransparenz beeinträchtigt auch den Einkauf selbst: Falsch zugeordnete Bedarfe können nicht erfasst und bearbeitet werden, Standardprozesse nicht gelebt oder unbekannte Vereinbarungen mit Lieferanten nicht eingehalten werden. Das führt zu zusätzlichen Kosten und verminderter Wertschöpfung. Deshalb sollte das Schaffen von Transparenz im Einkauf immer Grundlage jeder Neuausrichtung (Procurement Transformation) sein.Gut geführte Einkaufsmannschaften arbeiten nicht nur Beschaffungsaufgaben ab – sie steigern gezielt den Unternehmenswert. In fünf Schritten können Manager ihre Einkaufmannschaft zu einem High-Performance-Team machen.
Strategien festlegen
Im nächsten Schritt sollten Führungskräfte die Materialgruppen untersuchen sowie die dazugehörenden Bedarfe, Bedarfsträger und Beschaffungsmärkte genau betrachten, um mögliche Verbesserungen zu entdecken. Weil diese häufig Verantwortungsbereiche von anderen Unternehmensfunktionen betreffen, sollte das Management hierbei ergebnisoffen vorgehen: Wenn der Einkauf innovationsfördernd arbeiten soll, muss er frühzeitig in Produktentwicklungsprozesse eingebunden werden und mitentscheiden können und sollte nicht nur operative Ziele umsetzen.
Den Einkauf neu ausrichten
Viele Unternehmen müssen neben der Ablauf- auch die Aufbauorganisation des Einkaufs optimieren, wenn beispielsweise der Einkauf dezentral und ohne einheitenübergreifende Steuerung erfolgt, es an zentralen Informationssystemen mangelt oder Schlüsselrollen nicht besetzt sind. Führungskräfte, die diese oder ähnliche Schwächen per Reorganisation beheben wollen, sollten bedenken: Außer Strukturen und Prozessen braucht der „neue Einkauf“ auch neue Rollen- und Aufgabenbeschreibungen. Diese müssen nachvollziehbare Qualifikationsanforderungen an die jeweiligen Einkaufsmitarbeiter enthalten, denn sonst stehen nach dem Change nicht die richtigen Personalressourcen zur Verfügung – und die Veränderung scheitert.Gut geführte Einkaufsmannschaften arbeiten nicht nur Beschaffungsaufgaben ab – sie steigern gezielt den Unternehmenswert. In fünf Schritten können Manager ihre Einkaufmannschaft zu einem High-Performance-Team machen.
Geschäftsbeziehungen stärken
Der letzte Schritt beinhaltet die systematische Verbesserung der Lieferantenbeziehungen. Insbesondere haben Systemlieferanten bei hoher Vorleistungsquote großen Einfluss auf die Wertschöpfungstiefe sowie das Unternehmensergebnis und folglich auf den Unternehmenswert.
Der beste Weg zu besseren Geschäftsbeziehungen führt über den Austausch von Know-how und die Zusammenarbeit in Entwicklungs- oder ähnlichen Partnerschaften. Erstens erhöht beides das wechselseitige Verständnis, schafft Zugehörigkeitsgefühl und eröffnet meist zusätzliche Geschäftschancen. Zweitens tragen solche Maßnahmen oft dazu bei, Einkaufs- und Prozesskosten zu senken und Risiken zu verteilen.
Neben der Beziehungspflege sollte auf der Aufgabenliste der Manager unbedingt auch die Entwicklung eines strukturierten und systematisierten Risikomanagements für strategische Lieferantenbeziehungen stehen. Denn wer ein solches hat, kann sich Wettbewerbsvorteile verschaffen, Schäden vermeiden und die Total Cost of Ownership verringern. Und auch das sind wertvolle Beiträge zur Unternehmenswertsteigerung.
Fazit
Ein gut geführter Einkauf kann in erheblichem Maße zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen. Um diesen zu optimieren, bedarf es oftmals eines umfassenden Change-Prozesses zum Aufbau eines High-Performance-Einkaufs. Doch der Schritt rechnet sich: Wer die Procurement Transformation umsichtig, systematisch und vor allem mutig angeht, darf mit signifikanten Beiträgen zur Steigerung des Unternehmensergebnisses rechnen.
Zur Person
Pieter Niehues ist Principal bei der auf Einkauf und Supply Chain Management spezialisierten Unternehmensberatung Inverto. Er ist Experte für das Thema Risikomanagement sowie die Neuausrichtung von Einkaufsorganisationen in dem von ihm geleiteten Competence Center Procurement Management. Zu seinen Beratungsschwerpunkten gehören die Optimierung des Supply Managements sowie die nachhaltige Implementierung von Beschaffungskonzepten. www.inverto.com